📘 Tela: Conciliação bancária

A conciliação bancária é a conferência entre o extrato do banco e o que está lançado no sistema: linha por linha do extrato, qual parcela, qual transferência ou qual lançamento do sistema corresponde àquele dinheiro que entrou ou saiu. Na upCampo essa conferência é feita a partir do arquivo do extrato — você baixa o extrato no banco, importa aqui, e a tela mostra cada lançamento do banco esperando ser casado com algo do sistema.

O problema que ela resolve é o de todo escritório de fazenda: o saldo da conta bancária no sistema não bate com o saldo do banco, e ninguém sabe se é pagamento lançado duas vezes, tarifa que nunca foi registrada ou PIX que o gerente fez sem avisar. Conciliar é o que transforma essa diferença numa lista de linhas pendentes, uma a uma, com nome e valor.

📍 Localização no sistema

Menu: Financeiro > Conciliação bancária

Fica no bloco de conferência de fim de mês do menu Financeiro, junto do Fechamento financeiro. Como toda tela do portal, só aparece para quem tem permissão — o acesso se concede em Arquivo > Usuários.

🧩 Função principal

Importar o extrato do banco e resolver cada linha dele. Resolver uma linha pode significar quatro coisas, e todas deixam a linha Conciliada:

• Casar com uma parcela em aberto do Contas a Pagar/Receber — e aí conciliar é dar a baixa na parcela.
• Casar com uma transferência entre contas que já existe no sistema — esta não dá baixa nenhuma: a transferência já moveu o saldo quando foi lançada.
• Gerar o lançamento que falta, para o que nunca foi registrado (tarifa, imposto pago no internet banking) — o título nasce já pago.
• Incluir uma parcela num título que já existe, quando o banco debitou um valor daquele documento que não corresponde a nenhuma parcela dele.

Quem não é nada disso pode ser Ignorado: a linha sai da frente sem gerar lançamento nenhum.

🔢 A tela em três etapas

A tela é um fluxo numerado, de cima para baixo. Cada bloco tem o número e o título visíveis, e o bloco da vez fica em destaque — a etapa 1 enquanto não há nada na lista, a etapa 3 depois.

1. Importar o extrato — o arquivo que você baixou no banco.
2. Conta e período — preenchidos pelo próprio arquivo.
3. Conferir e conciliar — as linhas, com os botões de cada uma.

Etapa 1 — Importar o extrato

O botão é Importar extrato. Baixe o extrato na conta do banco e suba o arquivo: a upCampo lê quatro formatos, e quem decide qual é o formato é o conteúdo do arquivo, não a extensão. Isso importa porque o Banco Inter entrega o mesmo extrato CNAB 240 com dois nomes — .RET e .TXT — e o cliente renomeia arquivo.

Depois de ler, a tela mostra a linha Arquivo lido, com o nome do arquivo, o formato reconhecido, de que banco e conta ele é e quantos lançamentos tem. A mensagem da importação diz quantas linhas entraram e quantas já existiam.

Quando o arquivo está incompleto ou fora do padrão, a tela avisa em vez de inventar número: arquivo sem o fecho do padrão, totais declarados que não batem com os lançamentos lidos, quantidade de lançamentos diferente da declarada, linha sem data ou sem valor (essas são puladas). Arquivo que nenhum leitor reconhece recebe "Formato não reconhecido", e não uma mensagem sobre OFX.

Etapa 2 — Conta e período

É a conta em que as linhas entram e o período que a lista mostra. Os dois se preenchem sozinhos a partir do arquivo: a conta do arquivo é procurada entre as contas bancárias da fazenda e, quando é achada, fica selecionada; a data inicial e a final viram o primeiro e o último dia dos lançamentos do arquivo.

Isso resolve dois erros que aconteciam antes. O primeiro é ter de adivinhar a conta — justamente o que o arquivo sabe. O segundo é mais silencioso: o período nascia como "do dia 1º até hoje", e o extrato do mês passado entrava sem aparecer na lista, dando a impressão de que a importação não funcionou.

A comparação é tolerante de propósito: banco, agência e conta chegam escritos de todas as formas ("077" e "77", "4461112-9" e "4461112"), então os dois lados são reduzidos a dígitos e comparados com e sem o dígito verificador. Quem identifica é o número da conta; o banco só entra para desempatar, e a agência não entra na decisão — ela aparece na tela, para você ver. E quando o cadastro da conta bancária não tem o número da conta preenchido, a tela não acusa nada: avisar divergência por falta de cadastro treinaria qualquer pessoa a clicar em "Importar mesmo assim" sem ler.

Etapa 3 — Conferir e conciliar

É onde ficam as três guias — Extrato, Histórico e Resumo — e, ao pé delas, o que não é ação de uma linha: Recarregar, Conciliar automático e Excluir. Os dois primeiros aparecem também em versão pequena no alto da etapa, como atalho: a grade do extrato é alta, e quem rola até o fim dela para recarregar perde a linha que estava olhando.

📝 Campos principais

📋 A guia Extrato: as linhas do banco

Uma linha por lançamento do extrato, com filtro em todas as colunas: Data, Tipo, Valor, Histórico (o texto que o banco escreveu), Documento, Situação, Conciliado com, Conciliado por e Conciliado em.

A leitura é visual, porque conferência de extrato se faz correndo o olho:

• Entrada e saída se distinguem pela seta e pela cor — seta verde para baixo na entrada, seta vermelha para cima na saída —, e o valor vai com sinal, na mesma cor, alinhado à direita como num extrato de banco.
• A situação é uma etiqueta colorida: Conciliado em verde, Pendente em vermelho claro, Ignorado em cinza. A linha inteira também recebe um fundo na cor da situação.

As ações de cada linha

Os botões ficam na própria linha, e cada linha mostra só os que fazem sentido para a situação dela:

🔍 A janela de conciliar: três guias, uma escolha

A janela mostra a linha do extrato no alto e, embaixo, os candidatos a par dela em três guias. Você escolhe um candidato entre as três: selecionar numa limpa as outras, e o botão Conciliar enxerga a escolha de qualquer uma delas. Trocar de guia não limpa a seleção — dá para escolher na terceira e voltar à primeira para comparar antes de confirmar.

Guia Parcelas — as candidatas por valor

Parcelas em aberto com o mesmo valor da linha do extrato (com a tolerância de um centavo, batendo pelo valor líquido ou pelo bruto da parcela). O sinal da linha decide onde procurar: entrada do banco procura em Contas a RECEBER, saída em Contas a PAGAR.

O rádio Busca mora dentro desta guia, porque é a única que ele afeta:

• Mesma data — vencimento no mesmo dia da linha do extrato;
• Até 5 dias de diferença — a folga para o boleto que foi pago antes ou depois do vencimento.

Colunas: vencimento, valor, entidade, o título do Contas a Pagar/Receber e a conta gerencial. Quando o arquivo trouxe o nome da contraparte — o CSV e o OFX trazem, o CNAB 240 não —, as parcelas da entidade de mesmo nome sobem para o alto da lista. Só a ordem muda: nenhum candidato é escondido e nada é escolhido sozinho.

Guia Transferências

As transferências entre contas já lançadas no sistema, com o mesmo valor. Conciliar com uma delas não dá baixa nenhuma: a transferência moveu o saldo quando foi lançada, e o que falta é só marcar que aquela linha do extrato é ela. É por isso que esta guia é a primeira coisa que a conciliação automática tenta.

Guia Contas a pagar/receber da entidade

Esta é a guia do caso que o valor não resolve: pagou com juros, pagou com desconto, dois títulos num PIX só, parcela lançada com centavo errado. Ela lista todas as parcelas em aberto daquela entidade, sem filtro de valor e sem filtro de data — você escolhe olhando o título, e não o valor. O tipo continua seguindo o sinal da linha (entrada procura em RECEBER, saída em PAGAR), porque isso não é tolerância de busca: é o que a parcela é.

A entidade vem preenchida, e pode ser trocada. A upCampo reconhece de quem é a linha pelo texto do extrato, comparando com os nomes das entidades cadastradas, e pré-seleciona. Trocar é previsto e comum: o PIX vem de uma entidade e o título é de outra. Ao trocar, a lista recarrega e a seleção é limpa, para não ficar parcela escolhida de entidade que já não está na tela.

➕ Gerar lançamento: para o que não existe no sistema

A tarifa do banco, o PIX avulso, o imposto pago direto no internet banking: linhas que não casam com nada porque não existe documento nenhum no sistema. O botão Gerar lançamento cria o título a partir da própria linha do extrato — com uma parcela, a parcela nasce já paga (o dinheiro se moveu: está no extrato) e a linha fica Conciliada. Tudo numa transação só: se a baixa falhar, nada fica gravado.

Ele está em dois lugares — na linha da grade e dentro da janela de conciliar —, porque quem já sabe que a linha é uma tarifa não deveria ter de abrir a janela dos candidatos para descobrir que não há nenhum.

A baixa entra na conta bancária desta tela, com a data do extrato e no meio de pagamento escolhido. Gerar lançamento pede permissão de inclusão no Contas a Pagar/Receber, que é a tela onde o título vai morar — quem pode conciliar não necessariamente pode lançar.

📎 Incluir parcela neste documento

É o contrário do Gerar lançamento: o título existe, a parcela é que não. O banco debitou um valor que não corresponde a nenhuma parcela daquele documento — o fornecedor cobrou um complemento, o pagamento saiu em duas partes, veio uma segunda cobrança do mesmo documento. O botão acrescenta a parcela que faltava ao título que já existe, dá a baixa dela pela data do extrato e marca a linha como Conciliada, tudo numa transação só.

Ele só habilita com uma linha da guia Contas a pagar/receber da entidade selecionada — é ela que diz qual é o título de destino. Os campos: Documento de destino (só leitura), Valor travado no valor da linha do extrato, Vencimento na data do extrato (editável), conta gerencial e centro de custo herdados da parcela escolhida e editáveis. Mesma permissão do Gerar lançamento: inclusão no Contas a Pagar/Receber.

⚡ Conciliar automático

Varre as linhas pendentes do período mostrado e concilia as que tiverem um único candidato. A ordem da tentativa é:

1. Transferência entre contas com o mesmo valor — é a mais segura, porque não envolve baixa.
2. Parcela em aberto com o mesmo valor: primeiro mesma data, depois com até cinco dias de diferença. A baixa sai no meio de pagamento do campo da etapa 2.

Três coisas que vale saber, porque explicam o resultado:

• Linha com dois ou mais candidatos fica pendente de propósito. Ambiguidade é para a pessoa resolver — a mensagem diz quantas linhas continuam pendentes.
• Uma parcela não casa com duas linhas na mesma rodada. Parcela já usada sai da disputa.
• Cada linha é a sua própria conciliação. Uma que falhe não derruba as que já deram certo.

🔒 Período fechado barra a conciliação

Conciliar uma parcela é dar baixa nela, e a baixa entra com a data do extrato. Se essa data cai dentro do período que o Fechamento financeiro trancou, a upCampo não deixa — e avisa antes, em vez de recusar depois de você confirmar:

• Na grade, o botão Conciliar daquela linha nasce desabilitado, e a explicação aparece ao passar o mouse, dizendo até quando o período está fechado.
• Na janela de conciliar, o botão é reavaliado a cada escolha: com uma parcela selecionada, ele olha a data do extrato e o vencimento da parcela. Com uma transferência selecionada, nada é barrado — ali só a linha do extrato muda de situação.
• No Conciliar automático, essas linhas são puladas, e a mensagem diz quantas foram e até quando o período está fechado.
• Gerar lançamento e Incluir parcela obedecem à mesma regra, pelo mesmo motivo: a parcela nasce já paga, com a data do banco.

Ignorar, Re-abrir e Excluir ficam fora dessa regra: mexem só na lista do extrato, não em título nem em saldo. Para conciliar uma linha de período fechado, o caminho é reabrir o período em Financeiro > Fechamento financeiro, conciliar e fechar de novo.

📊 A guia Resumo: a prova de que o extrato está inteiro

A primeira faixa são cinco cartões do período que está na tela: quantas linhas do extrato, quantas pendentes (em vermelho, quando há), quantas conciliadas, quantas ignoradas e o movimento do período — a soma do que entrou menos o que saiu nas linhas listadas. Como são do período e da situação escolhidos na etapa 2, mudar o filtro muda os cartões.

Abaixo vem o bloco Saldos declarados pelo arquivo importado, e é a parte que importa na conferência: saldo inicial, saldo final e a Conferência, em verde quando fecha e em vermelho quando não.

Essa conta é a prova de que o arquivo está inteiro — que nenhum lançamento se perdeu no download ou na leitura. Os saldos são os que o próprio arquivo declara, e a conferência é sobre as linhas lidas dele: linha pulada por já existir na conta não muda essa conta, porque o que se está provando é a integridade do arquivo, não o que entrou agora. Quando não fecha, a tela diz de quanto é a sobra, no momento da importação e no cartão.

🕘 A guia Histórico: quem fez o quê, e quando

É um log de eventos: uma linha por ação, e não uma por linha do extrato. Mostra todos os eventos das linhas da conta e do período escolhidos na etapa 2, do mais recente para o mais antigo, com filtro em todas as colunas: Quando (com hora), Usuário, Ação, Linha do extrato (data, valor e histórico, para identificar de qual linha o evento é), Conciliado com e Observação.

As ações registradas são cinco: Importou (a observação guarda o nome do arquivo), Conciliou (a observação diz por qual dos quatro caminhos), Ignorou, Reabriu e Excluiu. Porque a mesma linha aparece em várias filas — foi importada, ignorada, reaberta e conciliada —, a sequência inteira fica visível. O evento é gravado na mesma operação da ação: se a ação falha, o evento não existe; se o evento não pode ser gravado, a ação é desfeita.

O filtro de Situação da etapa 2 não vale aqui: ele diz como a linha está hoje, e o histórico é sobre o que aconteceu. E o evento de exclusão fica — importar na conta errada e excluir depois é exatamente o tipo de coisa que se precisa poder explicar meses depois.

🚧 Limitações conhecidas

• Importar o mesmo período em dois formatos diferentes duplica as linhas. Cada formato dá uma chave diferente para o mesmo lançamento: o OFX usa o identificador do banco, o CNAB 240 usa o identificador do lançamento dele e o CSV não traz nenhum dos dois (nesse caso a chave é gerada do conteúdo da linha). Não há como cruzar as três. Escolha um formato por conta e fique nele — a tela avisa, na importação, quantas linhas tiveram chave gerada, que é o sinal de que esse risco existe naquele arquivo.
• O OFX não traz saldo, então a conferência da guia Resumo não acontece com esse formato. Quando a conferência importa, o CNAB 240 e o CSV são os formatos a usar.
• O CNAB 240 não traz o nome da contraparte, então a entidade não é reconhecida e a guia da entidade começa pedindo que você escolha de quem é a linha. O CSV e o OFX trazem o nome.
• Esta tela não emite relatório. A conferência se faz nela, pela guia Resumo e pelo filtro de Situação; os relatórios financeiros estão no guia rápido do Financeiro.
• Linha pendente que você não importou pode existir. A conciliação do Lote de pagamento, quando confere o retorno do banco, também grava as linhas do arquivo aqui — as que casaram já conciliadas e as demais pendentes. O histórico dessas linhas registra o nome do arquivo e o número do lote, e é por ele que se descobre de onde elas vieram.

❓ Perguntas frequentes