📒 Guia Rápido - Contabilidade (como funciona)
A contabilidade na upCampo é a escrituração contábil da fazenda feita a partir do que a fazenda já lança no dia a dia. A nota de compra, a baixa da ordem de serviço, o pagamento ao fornecedor e o recebimento da venda já estão no sistema; a contabilidade não pede que nada disso seja digitado de novo. O contador diz uma vez em quais contas cada tipo de fato deve cair, e a upCampo monta os lançamentos de débito e crédito do mês.
É o mesmo raciocínio do acumulador dos sistemas contábeis: para cada tipo de operação, uma regra com as contas de cada parte do valor. A diferença é que a regra fica junto da origem do dado, e o lançamento sai do documento que a própria fazenda gravou.
📍 Localização no sistema
Menu: Contabilidade
O menu Contabilidade fica entre o Financeiro e o Orçamento, com cinco telas na ordem do trabalho do contador:
- Configuração: Plano contábil, Ambiente contábil e Contas nos cadastros.
- Lançamentos: Lançamentos contábeis e Depreciação.
Tudo no módulo é da empresa, não de cada fazenda: um plano contábil, um ambiente contábil e um conjunto de lançamentos por empresa, reunindo o que todas as fazendas dela lançam. Como toda tela do portal, cada uma aparece só para quem tem permissão, concedida em Arquivo > Usuários.
🔄 O caminho de um lançamento
Todo lançamento contábil da upCampo passa pelas mesmas quatro etapas:
1. O fato
É o documento que a fazenda já gravou na upCampo. A contabilidade lê direto da origem, sem importar quem lançou: o portal, o aplicativo, a API ou a UPí. Cada fato vira um lançamento, com quantas partidas forem precisas.
2. O Ambiente contábil
No Ambiente contábil fica a regra de cada fato. Ele tem quatro guias:
- Lavoura e produção, Financeiro e Estoque e bens, para os fatos que têm uma regra só, um quadro por fato: a baixa da ordem de serviço, a colheita e o custo da produção vendida; o pagamento, o recebimento, as contas avulsas a pagar e a receber e a receita da venda por contrato; o abastecimento, a requisição e a depreciação. Na colheita, no abastecimento, na requisição e na depreciação, o campo Como lança diz se o fato lança sozinho, na geração do mês, ou se fica para o contador lançar à mão.
- Notas e naturezas, para as notas fiscais. Aqui há várias operações (compra para estoque, compra para consumo, venda da produção, devolução…), e quem decide qual vale para uma nota é a natureza de operação dela.
Cada operação tem uma linha por parte do valor (o valor dos produtos, o frete, o IPI, o ICMS, os juros…), e cada linha diz a conta de débito e a de crédito.
3. A busca da conta
Cada lado da linha pode ter uma conta escrita e, ao lado dela, "Ou a do cadastro, se tiver". Na hora de gerar, a upCampo procura nesta ordem:
Onde cada conta é procurada:
| Conta | Onde a upCampo procura, antes da conta da linha |
|---|---|
| Estoque e consumo | No produto e, se ele não tiver, na classe do produto. |
| Receita de venda e custo do vendido | No produto, depois na classe, depois na cultura. |
| Lavoura em formação | Na cultura. |
| Estoque da produção (grão, pluma…) | No produto, depois na classe, depois no grão da cultura. |
| Fornecedor e cliente | Na entidade. |
| Banco | Na conta bancária. |
| Despesa ou receita de conta avulsa | Na conta gerencial do título e, se ela não tiver, nas contas gerenciais de cima. |
| Imobilizado e depreciação | Na frota (equipamento), as mesmas contas que a tela Depreciação mostra para cada bem. |
É por isso que a configuração inteira cabe em poucas contas: a conta da linha é o padrão da empresa, e o cadastro só entra para as exceções. Quem separa o estoque de defensivo do de fertilizante põe a conta em cada classe; quem não separa deixa as classes em branco e tudo cai na conta da linha.
4. Os lançamentos do mês
Na tela Lançamentos contábeis, o botão Gerar o mês lê os fatos do mês e monta os lançamentos, com débito igual ao crédito. Gerar de novo refaz o que foi gerado e o que ficou pendente; não duplica. O que o contador prefere lançar à mão (a colheita ao fechar a safra, por exemplo) entra pelo botão Lançamento manual, que o sistema pode montar para ele revisar.
Um exemplo, do começo ao fim
Uma compra de adubo (os números são ilustrativos): nota de entrada de R$ 50.000,00 em produtos e R$ 1.200,00 de frete, finalizada, com uma natureza ligada à operação Compra para estoque. A linha Valor dos produtos diz "débito: Estoque de insumos, ou a da classe do produto; crédito: Fornecedores, ou a do fornecedor". A classe Fertilizantes tem conta própria de estoque; o fornecedor não tem conta própria. O lançamento sai assim:
O frete entra no mesmo débito porque a operação de compra manda o frete para o estoque. Se a fazenda toma crédito de ICMS, a linha do ICMS tira o imposto do estoque e põe em ICMS a recuperar.
⚙️ Configurar a contabilidade: os passos do contador
- Plano contábil: importar a planilha do plano de contas do contador.
- Ambiente contábil: Criar as operações padrão, conferir as contas das guias Lavoura e produção, Financeiro e Estoque e bens e ligar as naturezas de cada operação em Notas e naturezas.
- Contas nos cadastros: só as exceções, como uma conta de estoque por classe ou um fornecedor com conta própria.
- Depreciação: o valor, o início e a taxa ao ano de cada bem que deprecia.
- Depois, todo mês: Lançamentos contábeis, Gerar o mês, tratar as pendências e lançar à mão o que ficou para o contador.
1. Importar o plano contábil
Menu: Contabilidade > Plano contábil
O botão Importar planilha lê o plano de contas que o sistema do contador exporta (.xls ou .xlsx, com Código, T, Classificação, Nome e Grau). O código da conta é a chave com o sistema do contador e não muda. Detalhes em Tela: Plano contábil.
2. Montar o Ambiente contábil
Menu: Contabilidade > Ambiente contábil
O botão Criar as operações padrão abre um assistente que pergunta as contas principais uma vez (fornecedores, clientes, caixa e bancos, estoque, receita, depreciação…) e cria as 19 operações da upCampo com as contas já preenchidas. Depois:
- na guia Lavoura e produção, conferir as contas da baixa da OS e da colheita, escolher como lança a colheita (no romaneio, na finalização do talhão ou à mão, ao fechar a safra) e de onde vem o Custo da produção vendida;
- na guia Financeiro, conferir as contas dos pagamentos, dos recebimentos e das contas avulsas, e escolher onde nasce a receita da venda por contrato;
- na guia Estoque e bens, conferir as contas do abastecimento, da requisição e da depreciação e escolher como lança cada um (automático ou manual);
- na guia Notas e naturezas, abrir cada operação de nota e, na guia Naturezas, ligar as naturezas de operação que a usam;
- na guia Impostos, pôr as contas da apuração, o regime tributário de cada emitente e as alíquotas do Funrural.
Detalhes em Tela: Ambiente contábil.
3. As exceções nos cadastros
Menu: Contabilidade > Contas nos cadastros
Uma grade por cadastro (classes, produtos, fornecedores e clientes, culturas, contas bancárias, contas gerenciais e equipamentos) para pôr a conta contábil em vários de uma vez. O mesmo campo aparece na guia Contabilidade do próprio cadastro. Detalhes em Tela: Contas nos cadastros.
4. Os bens que depreciam
Menu: Contabilidade > Depreciação
A guia Bens traz as máquinas, os equipamentos e as benfeitorias do cadastro de frota. Para cada bem que deprecia, marcar Deprecia e informar o Valor do bem, o Início da depreciação, a Taxa ao ano e, se houver, o Valor residual e a Depreciação de antes. A upCampo calcula (valor − residual) × taxa ÷ 12 por mês: um bem de R$ 500.000,00, com residual de R$ 50.000,00 e 10% ao ano, deprecia R$ 3.750,00 por mês. Detalhes em Tela: Depreciação.
5. Gerar e conferir o mês
Menu: Contabilidade > Lançamentos contábeis
Escolher o mês, Gerar o mês, filtrar Só pendentes e corrigir a causa de cada pendência (quase sempre uma conta que falta, ou uma natureza sem operação). Depois gerar de novo. O fato que ficou em modo manual se lança pelo botão Lançamento manual, com Montar pelo sistema. Detalhes em Tela: Lançamentos contábeis.
✅ O que já vira lançamento
| Fato | Quando entra | O que lança (nas operações padrão) |
|---|---|---|
| Nota fiscal de entrada (Movimentação) | Quando finalizada, na data da movimentação. | Pela operação da natureza: compra para estoque, para consumo, de imobilizado, entrega futura, bonificação, devolução… Valor dos produtos, frete, seguro, outras despesas, IPI, ICMS-ST, desconto, impostos a recuperar e Senar retido. |
| Nota fiscal de saída | Quando autorizada. | Pela operação da natureza; na venda da produção, a receita (D Clientes · C Receita de vendas) e o custo da produção vendida. |
| Custo da produção (venda) | Na nota de saída. | D Custo da produção · C Estoque da produção, a quantidade que saiu (pela própria nota ou pelo romaneio de saída ligado a ela) vezes o custo por kg: o custo médio do estoque, o calculado pela contabilidade (custo da colheita ÷ kg colhido) ou um valor fixo por safra e cultura, conforme o campo Custo da produção vendida. Em Manual, o contador lança. |
| Baixa da ordem de serviço | Quando o custo é baixado para o talhão: um lançamento por ordem no mês. | D Lavoura em formação · C Estoque de insumos. Devolução inverte os lados. |
| Colheita (romaneio de colheita) | No romaneio, proporcional ao colhido, com o resto na finalização do talhão; ou só na finalização do talhão no Plantio da safra; ou à mão, ao fechar a safra. Um lançamento por safra e cultura no mês. | D Estoque da produção · C Lavoura em formação, pelo custo que o talhão acumulou nas baixas de OS da safra. |
| Abastecimento (bomba) | Na geração do mês (ou à mão): um lançamento por dia. Aferição e transferência não lançam; o abastecimento no posto entra pela nota. | D Consumo · C Estoque, pelo custo médio do combustível. |
| Requisição | Na geração do mês (ou à mão): um lançamento por requisição. A O.S de manutenção não lança; o que sai do estoque sai na requisição. | D Consumo · C Estoque, pelo custo médio. |
| Depreciação | Na geração do mês (ou à mão): um lançamento por filial, uma partida por bem. | D Depreciação · C Depreciação acumulada, linear: (valor − residual) × taxa ao ano ÷ 12. |
| Pagamento (Contas a Pagar/Receber) | Quando a parcela é baixada, na data do pagamento. | D Fornecedores · C Caixa e bancos, mais juros, desconto e retenção. |
| Recebimento | Quando a parcela é baixada, na data do recebimento. | D Caixa e bancos · C Clientes, mais juros, desconto e retenção. |
| Contas a pagar avulsas | Título sem nota, na data do título. | D a conta da conta gerencial (energia, aluguel, arrendamento…) · C Fornecedores. |
| Contas a receber avulsas | Título sem nota, na data do título. | D Clientes · C a conta da conta gerencial. |
| Venda por contrato | Na nota de cada entrega ou no título do contrato, conforme a escolha no Ambiente contábil. | A receita entra num dos dois, nunca nos dois. |
| Apuração de impostos | Quando o contador apura o mês: um lançamento por emitente e imposto, no último dia do mês. | ICMS, PIS e COFINS: D imposto sobre vendas · C imposto a recolher, e o crédito a recuperar abatendo o a recolher. Funrural: D Funrural sobre vendas · C Funrural a recolher, quando é o produtor quem recolhe. |
| Extemporâneo | Ao gerar o mês seguinte ao fechamento, quando o contador permitiu o lançamento retroativo. | A diferença entre o que um fato de mês fechado lança hoje e o que foi lançado para ele (nota que chegou atrasada, baixa de OS esquecida, nota cancelada), no primeiro dia do mês seguinte. Com o mês bloqueado 100%, o portal não aceita lançamento com data no período fechado. |
| Lançamento manual | Quando o contador grava, na tela Lançamentos contábeis. | As partidas que o contador informa, ou as que o sistema monta para a colheita, o custo da produção vendida, a depreciação, os abastecimentos e as requisições do mês. Fato lançado assim não é gerado de novo naquele mês. |
🚧 O que ainda não vira lançamento
Estes fatos existem na upCampo, mas ainda não geram lançamento contábil:
- o rateio do título por várias contas gerenciais: o título usa a conta gerencial dele;
- o IBS e a CBS da reforma tributária, a partir de 2027.
A transferência entre locais de estoque não lança, de propósito: a conta de estoque é a do produto, não a do local, e o saldo contábil não muda. Transferência entre empresas é nota.
Em desenvolvimento
Também estão em desenvolvimento, sem data definida:
- o ajuste de um lançamento gerado (trocar conta ou valor);
- o estorno de lançamento;
- os saldos de abertura;
- a exportação dos lançamentos para o sistema do contador;
- a apuração de IBS e CBS, do ICMS-ST e a trimestral do lucro presumido e do lucro real (IRPJ e CSLL).
Para conferir, a tela Lançamentos contábeis filtra e soma por coluna, e a guia Relatórios dela tira o Diário, o Razão, o Balancete, a DRE, o Balanço e as Pendências (veja Relatórios contábeis).
- O contador não redigita nota, baixa de OS, colheita, abastecimento nem pagamento: o lançamento sai do que a fazenda já lançou, e a depreciação sai do cadastro dos bens.
- O que o contador prefere lançar à mão sai montado pelo sistema, para revisar e gravar.
- A configuração é feita uma vez, em poucas contas, e as exceções ficam nos cadastros.
- Cada lançamento mostra de onde veio cada conta, e o que não fecha aparece como pendência, com o motivo.
❓ Perguntas frequentes
Preciso digitar as notas de novo para a contabilidade?
Não. Na upCampo, os lançamentos contábeis saem das notas, baixas de ordem de serviço, pagamentos e recebimentos que a fazenda já lançou. O contador configura as contas uma vez, no Ambiente contábil, e gera o mês na tela Lançamentos contábeis.
A contabilidade é por fazenda ou por empresa?
Por empresa. O plano contábil, as operações e os lançamentos são da empresa e reúnem o que todas as fazendas dela lançam no mês.
Por que um lançamento ficou pendente?
Porque faltou alguma coisa para montar débito e crédito: uma conta (nem o cadastro nem a linha da operação têm conta), uma nota de saída cuja natureza não está ligada a nenhuma operação, ou um produto vendido sem custo no estoque. O motivo fica escrito na coluna Pendência da tela Lançamentos contábeis. Corrigida a causa, basta gerar o mês de novo.
Qual a diferença entre conta gerencial e conta contábil?
A conta gerencial é a classificação do financeiro da fazenda (energia, arrendamento, mão de obra) e serve à gestão. A conta contábil é a do plano de contas do contador, importada em Contabilidade > Plano contábil. As duas se ligam em Contas nos cadastros: cada conta gerencial pode apontar para uma conta contábil, e é ela que a conta avulsa usa.
O ICMS da compra vai para o custo ou para o imposto a recuperar?
Depende de a empresa tomar crédito. No assistente Criar as operações padrão, quem preenche ICMS, PIS e COFINS a recuperar tira esses impostos do custo do estoque; quem deixa em branco tem as linhas desses impostos criadas desligadas, e o imposto fica no custo.
Já dá para mandar os lançamentos para o sistema do contador?
Ainda não. A exportação, o ajuste de lançamento gerado, o estorno e os saldos de abertura estão em desenvolvimento. Hoje a upCampo gera os lançamentos do mês, aceita o lançamento manual do contador e tira o Diário, o Razão, o Balancete, a DRE e o Balanço, que o contador pode conferir ou imprimir (Relatórios contábeis).
A colheita e a depreciação entram na contabilidade da fazenda?
Sim. A colheita leva o custo da lavoura em formação para o estoque da produção: no romaneio, na finalização do talhão ou à mão, ao fechar a safra, conforme a escolha no Ambiente contábil. A depreciação sai da tela Contabilidade > Depreciação, onde cada bem tem valor, início e taxa ao ano, e é lançada todo mês.
Dá para fazer lançamento manual na contabilidade da upCampo?
Dá. Na tela Lançamentos contábeis, o botão Lançamento manual abre a janela com Data, Documento, Histórico e as partidas; grava com débito igual ao crédito. Montar pelo sistema preenche as partidas da colheita, do custo da produção vendida, da depreciação, dos abastecimentos e das requisições do mês.