🛠 Cómo controlar el sustrato en el stock
El sustrato — la mezcla de cáscara de arroz, fibra de coco, turba o vermiculita en la que se forma el plantín — se compra con factura, se guarda en el vivero y se consume de a poco, bolsa por bolsa. En upCampo se controla como cualquier otro insumo: entra por el stock, tiene saldo, tiene costo promedio y sale cuando se usa.
Lo que cambia es la salida. Los defensivos y fertilizantes salen del stock dentro de una orden de servicio, que indica qué parcela recibió la aplicación — así es como el costo llega a la parcela. El sustrato no tiene ese destino: se gasta en el vivero, en el semillero, en el galpón de plantines. Abrir una orden de servicio por cada bolsa usada sería inviable en el día a día, y además obligaría a elegir una parcela que no corresponde.
Por eso el control del sustrato es genérico: ubicación de stock propia, entrada por la factura, salida sin parcela y sin orden. El camino descrito aquí vale igual para todo material que se consume sin destino de área — arena y vermiculita de vivero, EPP, material de limpieza, embalaje, alambre, tornillos de uso general.
El camino, en cuatro pasos
- Ubicación de stock propia, solo para el sustrato.
- Registro del producto, con la unidad en la que se compra y se usa.
- Entrada del saldo, por la factura o como saldo inicial.
- Salida, por uno de dos caminos: movimiento de salida o solicitud.
1️⃣ Cree una ubicación de stock solo para el sustrato
Menú: Stock > Ubicación de stock
Registre una ubicación con un nombre que el personal del vivero reconozca — Sustrato, Vivero, Vivero - Sustrato. No es obligatorio separar, pero es lo que hace que el control funcione: el saldo queda aislado del depósito de defensivos, la verificación es rápida y quien cuida el vivero mira solo lo que es suyo.
También hay un motivo técnico: en upCampo el costo promedio se calcula por producto y por ubicación, no solo por producto. El sustrato guardado junto con el resto entra en la misma cuenta de promedio de toda la ubicación; en una ubicación propia, el costo promedio que aparece es el del sustrato y nada más.
2️⃣ Registre el sustrato como producto
Menú: Stock > Producto y servicio
Sin producto registrado no hay entrada, no hay saldo y no hay salida — es el registro que sostiene todo lo demás. Cada sustrato diferente es un producto diferente: si el vivero usa uno para bandeja y otro para bolsita, son dos registros, y cada uno tendrá su saldo y su costo.
Antes, verifique si existe una clase de producto que sirva — algo como Insumos de vivero o Materiales. La clase es lo que agrupa el producto en los informes y lo que genera la abreviatura del código.
3️⃣ Dé entrada al saldo
Menú: Stock > Movimiento
La entrada es siempre por Movimiento, y el Tipo del encabezado cambia según la situación:
| Situación | Tipo a usar |
|---|---|
| Llegó una factura de compra | Entrada con factura — informe el proveedor, el número y la fecha. Si existe la clave de acceso, la factura puede importarse y los ítems vienen completados. |
| El sustrato ya está en el vivero y usted está empezando el control ahora | Entrada avulsa — no pide proveedor ni número de factura: solo la descripción de lo que se está registrando, el producto, la cantidad y el valor. |
En cualquiera de los dos, lo que hace subir el saldo es el ítem. En cada línea, el campo Tipo - 'este costo INGRESARÁ a:' debe estar en Al stock, y la Ubicación de stock tiene que ser la del sustrato.
4️⃣ La salida: dos caminos
Aquí está la pregunta que genera la mayoría de las consultas al soporte. Sin parcela y sin orden de servicio, existen dos formas de sacar sustrato del stock, y las dos dan el mismo resultado en el saldo. Lo que cambia es cuánta información queda registrada sobre quién lo pidió y por qué.
| Movimiento de salida | Solicitud | |
|---|---|---|
| Dónde está | Stock > Movimiento | Stock > Solicitud |
| Cuándo usar | Consumo en bloque, registrado por el encargado del depósito: el gasto del mes, el retiro de una cantidad grande de una vez. | Entrega en el mostrador, ítem por ítem, con registro de quién lo pidió. |
| Registra al solicitante | No | Sí — Solicitante, Departamento y Prioridad |
| Centro de costo | En el ítem, por el destino del costo | En el encabezado del documento |
| El documento tiene estado | No | Sí — Abierto o Acabado |
Camino A — Movimiento de salida
Menú: Stock > Movimiento
Elija el Tipo Salida de Avulsa — es la salida que no emite factura, que es el caso del consumo interno. El encabezado pide poco: fecha y una descripción que explique el registro ("Sustrato consumido en el vivero — septiembre").
En el ítem, el campo ahora se llama Tipo - 'este costo SALDRÁ de:'. Manténgalo en Al stock y elija la ubicación del sustrato: es esa combinación la que baja el saldo. Informe el producto y la cantidad.
Camino B — Solicitud
Menú: Stock > Solicitud
La solicitud es el pedido interno: el viverista pide, el encargado del depósito entrega, y queda registrado quién pidió qué y cuándo. Para el sustrato, use el Tipo del encabezado en Pérdida de existencias — en ese tipo la pantalla oculta los campos de orden de mantenimiento y de actividad, que no tienen nada que ver con el caso.
Complete la Descripción (obligatoria), el Solicitante, el Departamento y, si el establecimiento controla los gastos de esa forma, el Centro de coste. Guarde el encabezado y agregue el ítem con el Tipo en Salida de inventario — entonces la pantalla pide la ubicación de stock y muestra el Balance de acciones (saldo en stock) al lado, antes de que usted prometa lo que no hay.
💰 Dónde aparece el costo del sustrato
Conviene decirlo con claridad, porque es la duda que viene después: como no hay parcela en la salida, el costo del sustrato no entra en el costo por parcela de esa campaña — ese número se forma con las órdenes de servicio, que se prorratean según el área de cada parcela.
Lo que queda registrado es el consumo: la cantidad que salió, el valor por el costo promedio de la ubicación y la fecha. Esto aparece en el historial del stock y en los informes de movimiento. Para seguir el gasto del vivero por ese lado, el camino es el centro de costo — informado en el encabezado de la solicitud — y la propia ubicación de stock separada, que ya aísla lo que es del vivero.
📊 Informes y paneles
- Saldo del vivero verificable en cualquier momento, sin contar bolsas en el depósito
- Costo promedio del sustrato aislado del resto del depósito
- Consumo registrado con fecha — y, por la solicitud, con el nombre de quién lo pidió
- Ninguna orden de servicio inventada, ni parcela elegida por falta de opción
❓ Preguntas frecuentes
¿Necesito crear una orden de servicio para sacar sustrato del stock?
No. La orden de servicio existe para llevar el costo a una parcela, y el sustrato se consume en el vivero, sin área definida. La salida se hace directamente, por una Salida de Avulsa en la pantalla de Movimiento o por una Solicitud con ítem del tipo "Salida de inventario". Los dos bajan el saldo de la misma forma.
¿Cuál es la diferencia entre dar salida por Movimiento y por Solicitud?
En el saldo, ninguna: los dos sacan la misma cantidad de la misma ubicación. La diferencia es el registro. El Movimiento de salida avulsa es un registro del encargado del depósito, bueno para consumo en bloque. La Solicitud guarda quién pidió, de qué departamento, con qué prioridad y bajo qué centro de costo, y el documento tiene estado Abierto o Acabado. Los establecimientos con un vivero de mucho movimiento suelen preferir la solicitud.
Registré la salida y el saldo no cambió. ¿Qué faltó?
Casi siempre es el tipo del ítem. En Movimiento, el campo Tipo - 'este costo SALDRÁ de:' debe estar en Al stock, con la ubicación de stock elegida — en las otras opciones (Soltero, Para una flota, Para una entidad, Para una parcela, Para un prorrateo) la pantalla ni muestra el campo de ubicación, y el ítem no mueve el saldo. En Solicitud, el tipo del ítem debe ser Salida de inventario; "Solicitar para comprar" no baja nada, porque es un pedido de compra.
¿Realmente necesito una ubicación de stock solo para el sustrato?
Obligatorio no es, pero es lo recomendado. En upCampo el costo promedio se calcula por producto y por ubicación de stock, así que una ubicación propia mantiene limpio el costo del sustrato, separa el saldo del vivero del depósito de defensivos y deja legible el informe de saldo para quien cuida los plantines.
¿Cómo registro el sustrato que ya está en el vivero, sin factura?
Por una Entrada avulsa en la pantalla de Movimiento: no pide proveedor ni número de factura, solo la descripción, el producto, la cantidad y el valor. El otro camino es el Inventario de stock, en el que usted informa el saldo contado y el sistema aplica la diferencia — es el más indicado cuando se están ajustando varios productos a la vez.
¿El costo del sustrato entra en el costo de la parcela?
No. El costo por parcela se forma con las órdenes de servicio, prorrateadas según el área de cada parcela, y la salida de sustrato no pasa por ninguna orden. El consumo queda registrado en el historial del stock, con cantidad, valor y fecha, y puede seguirse por centro de costo y por la ubicación de stock del vivero.
¿Esto sirve solo para sustrato?
No. Vale para todo material que el establecimiento consume sin destino de área: arena y vermiculita de vivero, EPP, material de limpieza, embalaje, alambre, tornillos de uso general. Cambia el nombre del producto y de la ubicación de stock; el camino es el mismo — ubicación propia, producto registrado, entrada por Movimiento y salida por movimiento de salida o solicitud.