📘 Pantalla: Entidad
La pantalla Entidad se utiliza para registrar personas o empresas que tienen alguna relación con el establecimiento. Abarca proveedores, clientes, transportistas, conductores, agrónomos, entre otros.
📍 Ubicación en el sistema
Menú: Stock > Entidad
La misma pantalla aparece también en Financiero > Entidad — es un registro único, usado
por las dos áreas.
🧩 Función principal
Registrar los datos de la entidad y definir el tipo de relación que tiene con el establecimiento. Este registro es la base de módulos como financiero, fiscal, contrato, movimientos de stock y cosecha.
📝 Campos del registro principal
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo | Obligatorio. Persona jurídica o Persona física — es lo que define si la pantalla pide CNPJ o CPF. |
| Activo | Desmárquelo para sacar la entidad de las listas de selección sin borrar el historial. |
| CNPJ / CPF | Documento de la entidad. Al lado está el botón Recuperar datos, que busca los datos de registro a partir del CNPJ informado — ahorra tipeo y evita errores en la razón social. |
| Razón social y Nombre de fantasía | Cómo aparece la entidad en los documentos y en las listas de selección. |
| Inscripción Estadual y Registro Municipal | Datos fiscales. |
| Dirección | Bloque con dirección, número, barrio, código postal (CEP), ciudad y complemento. |
| Telefono, Sitio web y Correo Electrónico | Contactos generales. |
| Código, ID Referencia y Código municipal del IBGE(BR) | Códigos de control y de integración. |
| Cuenta y Centro de coste | Valores por defecto usados en los asientos financieros de la entidad. |
| Nota | Anotación libre. |
Qué es la entidad
Un conjunto de casillas define el rol — y se puede marcar más de una: la misma empresa suele ser proveedor y transportista.
- Proveedor, Cliente, Tercero y Tercero para ingreso a cosecha
- Fábrica de algodón, Compañía de envios, Conductor y Agrónomo
- Requerir Centro de Costo — pasa a exigir el centro de costo en los asientos de esa entidad
Son estas casillas las que hacen que la entidad aparezca (o no) en cada pantalla: solo quien está marcado como Conductor aparece en la selección de conductor del MDF-e, por ejemplo.
🗂 Pestañas adicionales
- Dirección: permite registrar múltiples direcciones, con inscripción estadual y municipal propias, usadas principalmente con fines fiscales (ej.: un cliente con varias unidades). Trae también el mismo bloque de datos de pago descrito abajo
- Datos de pago: banco, agencia, cuenta y clave PIX del proveedor — es lo que permite pagarle por archivo, en el lote de pago
- Movimientos (facturas): lista todos los movimientos realizados con la entidad (compras, ventas, servicios)
- Contrato: pestaña informativa con los contratos vinculados a la entidad
- Archivo: permite adjuntar documentos diversos, como PDF, planillas e imágenes
- Contacto: las personas de contacto de esa entidad — el vendedor, el gerente, quien atiende en el día a día
💳 Pestaña: Datos de pago
Es donde se indica por dónde cobra el proveedor. Sin estos campos, el establecimiento puede registrar la cuenta por pagar, pero no puede enviar el pago al banco por archivo: el lote de pago no genera la remesa de un proveedor sin clave PIX y sin cuenta.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Banco y Código del banco | El banco del beneficiario. El código es el de tres dígitos de compensación — "077 para Inter, 001 para Banco do Brasil, 341 para Itaú", como dice la ayuda del campo. |
| Agencia y Dígito de la agencia | La agencia, con el dígito en un campo propio. |
| Número de cuenta y Dígito de la cuenta | La cuenta, con el dígito en un campo propio. La ayuda advierte por qué: "Obligatorio en el archivo: una cuenta sin él no recibe." |
| Tipo de cuenta | Corriente, de Pago o de Ahorro. Importa: "Una cuenta de ahorro enviada como corriente vuelve como cuenta inválida." |
| Tipo de clave de pix | CPF/CNPJ, Correo electrónico, Teléfono o Llave. Es el tipo el que le dice al banco qué consultar — una clave grabada sin el tipo no se usa. |
| Clave PIX | La clave tal como está registrada en el banco del beneficiario. "Una clave cortada no existe en el DICT y el pago vuelve." |
| ISPB | Los ocho primeros dígitos del CNPJ del banco del beneficiario. Solo se exige en bancos sin código de compensación y en el PIX por datos bancarios. |
| Nota del pago | Anotación libre sobre el pago de ese proveedor — aparece como sugerencia en la columna "Cómo va a salir" del lote. |
La clave PIX tiene prioridad sobre la cuenta cuando existen las dos: se acredita al instante, no tiene costo y no depende de día hábil. Para ver por dónde va a salir cada pago antes de generar el archivo, use la columna Cómo va a salir de la pestaña Cuotas del lote de pago.
🔧 Funciones en la lista
La lista muestra Código, Razón social/Nombre, Nombre de fantasía, CNPJ, CPF, Cuenta de gestión/Categoría, Centro de coste y Activo, con un filtro rápido por rol arriba: Todos, Cliente, Proveedor, Tercero, Conductor, Fábrica de algodón, Agrónomo y Ter. cosecha.
-
Cambiar varios: herramienta de edición masiva, que permite cambiar:
- Centro de costo de la entidad
- Cuenta utilizada en el financiero
📊 Informes relacionados
- Los módulos fiscal, financiero y operativo funcionan de forma integrada
- Es posible mantener la documentación organizada por entidad
- Las operaciones de cosecha, transporte y contrato son más eficientes
❓ Preguntas frecuentes
¿Tengo que registrar proveedor y cliente en pantallas diferentes?
No. Esta pantalla registra cualquier persona o empresa que se relacione con el establecimiento. El rol se define con el tipo de entidad, y se puede marcar más de una opción: Proveedor, Cliente, Tercero, Fábrica de algodón, Compañía de envios, Conductor, Agrónomo, entre otros.
Un cliente con varias unidades: ¿cómo registro las direcciones?
Por la pestaña Dirección, que permite registrar múltiples direcciones para la misma entidad — usadas principalmente con fines fiscales.
¿Dónde veo todo lo que ya le compré a un proveedor?
En la pestaña Movimientos (facturas) del registro, que lista todos los movimientos realizados con esa entidad: compras, ventas y servicios.
¿Tengo que escribir a mano todos los datos de la empresa?
No. Informe el CNPJ y haga clic en Recuperar datos: el sistema trae la razón social, el nombre de fantasía y la dirección, y usted solo verifica. Además de ahorrar tipeo, evita diferencias en la razón social al cargar la factura.
La entidad no aparece para elegir en una pantalla. ¿Qué verifico?
Las casillas del registro. Cada pantalla ofrece solo las entidades marcadas con ese rol — el conductor aparece donde se elige conductor, la transportista donde se elige transportista. Verifique también que esté Activa.
¿Se pueden adjuntar documentos al registro?
Sí, por la pestaña Archivo, que acepta PDF, planillas e imágenes.
¿Cómo cambio el centro de costo de varias entidades a la vez?
Con la herramienta Cambiar varios, en la lista de la pantalla, que edita de forma masiva el centro de costo y la cuenta usada en el financiero.
¿Dónde registro la clave PIX y la cuenta del proveedor?
En la pestaña Datos de pago del registro de la entidad, en upCampo. Para PIX, complete el Tipo de clave de pix y la Clave PIX; para transferencia (TED), el banco con el código, la agencia y la cuenta con sus dígitos, y el Tipo de cuenta. Cuando una filial del proveedor cobra en otra cuenta, registre el bloque en la dirección de esa filial: allí reemplaza al de la entidad. Estos datos son los que el lote de pago usa para generar el archivo de remesa del banco.