💸 Guía rápida - Financiero
Esta guía presenta los primeros pasos para estructurar el módulo financiero de su establecimiento en el sistema upCampo. Con ella, usted garantiza el control adecuado de entradas, salidas, saldos y resultados financieros.
🧱 Etapas iniciales
Antes de registrar movimientos financieros, es importante configurar las bases del sistema:
✅ Centro de coste
Agrupamiento que permite organizar gastos e ingresos por sectores, establecimientos, cultivos o actividades.
📍 Menú: Financiero > Centro de coste
✅ Cuenta de gestión
Plan de cuentas que clasifica los tipos de registros financieros (Ingreso, Gasto, Totalizador).
📍 Menú: Financiero > Cuenta de gestión
✅ Cuenta bancaria
Donde se controlarán los saldos y se realizarán pagos y cobros.
📍 Menú: Financiero > Cuenta bancaria
✅ Entidad
Registro de proveedores, clientes, transportistas, agrónomos, etc.
📍 Menú: Financiero > Entidad — es la misma pantalla del menú Stock, y por eso su artículo está en Stock.
📦 Movimiento (Entrada y Salida)
Es la pantalla utilizada para registrar la entrada de productos y servicios — normalmente mediante facturas (notas fiscales) — o salidas sueltas. Sirve tanto para la factura del fertilizante que va al stock como para la del flete o del mantenimiento hecho afuera, que va directo al costo de la flota o de la entidad.
Después de finalizar el movimiento, el sistema ofrece la opción de generar automáticamente el registro financiero correspondiente en Cuentas por pagar.
📍 Menú: Stock > Movimiento (Entrada y Salida)
Este tema es extenso. Hay otra guía para esta etapa: Guía rápida - Entrada de producto en el stock.
💸 Cuentas por pagar / por cobrar
Con la base configurada, el control financiero se realizará en la pantalla Cuentas por pagar / por cobrar:
- Permite registrar títulos sueltos o integrados con otros módulos (ej.: movimiento, contrato, salario).
- Puede generar cuotas, registrar pagos, definir la cuenta bancaria, controlar vencimientos y aplicar descuentos, multas e intereses.
- Es posible pagar o cobrar varias cuotas de una vez.
- La pestaña Prorrateo divide el título entero entre cuentas de gestión y centros de coste, y todas las cuotas siguen ese prorrateo. La factura finalizada genera un solo título, con prorrateo cuando los ítems caen en cuentas diferentes.
- Todos los movimientos quedan vinculados a la campaña y al centro de coste.
📍 Menú: Financiero > Cuentas por pagar / por cobrar
🧭 El resto del menú Financiero
Los cuatro registros de arriba son el mínimo para comenzar. El menú tiene además estas pantallas, que entran según lo que el establecimiento necesite:
🥧 Modelo de prorrateo
La división de porcentajes que el establecimiento repite todos los meses, guardada con un nombre — "Sede 30% / Cultivo 70%" — para aplicarla en una cuota con un clic. Divide entre cuenta de gestión y centro de coste, vale para toda la empresa y solo queda activo si la suma cierra en 100%. No confundir con la Configuración de reparto del menú Stock, que prorratea costos entre parcelas.
📄 Condición de pago
Los plazos negociados con el proveedor (al contado, 30 días, 30/60/90). Aparecen en la Cotización y en la Orden de compra. Con las cuotas de la condición armadas — número, días y porcentaje —, elegir la condición en Generar cuotas de Cuentas por pagar / por cobrar completa los vencimientos y los valores de una vez.
📚 Plan de cuenta
Agrupa las cuentas de gestión, con orden y nombres propios, para los informes de gestión y para el DRE (estado de resultados).
💱 Moneda y Monedas de cotización
Solo para quien opera en moneda extranjera. La Moneda habilita los campos de cambio en el resto del sistema (hasta tres por establecimiento); Monedas de cotización guarda el historial de cotizaciones.
🔁 Transferencia entre cuentas
Dinero que sale de una cuenta y entra en otra — del banco a la caja de la sede, por ejemplo. No es gasto ni ingreso: solo mueve los saldos.
🗓️ Movimiento previsto
Agenda de compromisos previstos, que todavía no se convirtieron en título. No genera cuota ni mueve saldo.
✍️ Niveles de aprobación
La política de pagos de la empresa escrita en el sistema: rangos de valor y, en cada rango, la secuencia de etapas con los aprobadores de cada una. En cada etapa basta que un aprobador firme, y quien arma el lote no lo aprueba. Es el registro que hace que la aprobación del lote de pago exista — sin rango activo, ningún lote se envía.
📋 Lote de pago
Las cuotas que se van a pagar juntas, en el camino entre "decidí pagar" y "el dinero salió": se arma el lote con las cuotas abiertas, pasa por los niveles de aprobación, genera el archivo de remesa (CNAB 240 del Banco Inter, con PIX y TED) que se sube al Internet Banking y, con el retorno del banco o el extracto, da de baja lo que se pagó. En Archivo > Configuración de empresa/cultivo es posible exigir que ninguna baja ocurra fuera de un lote aprobado.
🔒 Cierre financiero
Traba el pasado: cerrado hasta una fecha, nada con fecha anterior puede incluirse, modificarse ni eliminarse — título, cuota o transferencia. Es lo que hace que el informe de un mes cerrado dé el mismo número dentro de seis meses. Mientras no se cierre ningún período, nada cambia. El botón que modificaría un registro de período cerrado ya viene deshabilitado, con el motivo en la sugerencia al pasar el mouse.
📒 Libro de caja fiscal
La revisión mensual de la caja de cada productor persona física, en el formato que pide el Fisco brasileño. Genera el libro a partir de las bajas de Cuentas por pagar / por cobrar, con los 12 meses del año en tarjetas, muestra lo que le falta a cada registro para el Fisco y cierra el mes. En la vista Generación del LCDPR, el año revisado se convierte en el archivo del Libro Caja Digital del Productor Rural — uno por CPF por año, con historial de versiones (vea Generación del LCDPR). Es por CPF y por mes, y no sustituye al Cierre financiero. Lo que decide qué es actividad rural es la marca Considerar en el Impuesto a la Renta de la cuenta de gestión.
📊 Seguimiento
🔎 Ver saldos
Botón disponible en la pantalla principal de Cuentas por pagar / por cobrar para consultar saldos por cuenta bancaria.
📄 Informes
- FIN.01.01 (antiguo 15.07) – Cuentas por pagar/cobrar por Entidad – Cuotas
- FIN.01.02 (antiguo 15.06) – Cuentas por pagar/cobrar por Entidad – General
- FIN.01.03 (antiguo 15.09) – Cuentas por pagar/cobrar por Contrato – Carga
- FIN.02.01 (antiguo 15.01) – Extracto financiero
- FIN.02.02 (antiguo 15.05) – Extracto financiero futuro
- FIN.03.01 (antiguo 15.02) – Flujo financiero
- FIN.03.02 (antiguo 15.03) – Flujo de caja periódico
- FIN.04.01 (antiguo 15.10) – Previsto x Realizado
- FIN.04.02 (antiguo 15.04) – DRE
El FIN.04.01 (antiguo 15.10) – Previsto x Realizado es el más nuevo de la lista: compara, mes a mes y por cuenta de gestión, lo que estaba previsto con lo que de hecho entró o salió de la caja.
📅 Qué fecha usa cada informe
El Flujo de caja muestra el dinero; el DRE muestra el resultado. Los dos no coinciden — y no deben coincidir.
El Previsto es el valor completo de la cuota, en el mes en que vencía. El Realizado es el valor que salió del banco, el día en que salió. La diferencia entre los dos es el atraso, el interés o el descuento.
Una cuota pagada aparece en las dos columnas del Previsto x Realizado. No es error ni duplicidad: es la misma cuota vista desde dos ángulos.
| Informe | Qué fecha manda | Qué valor |
|---|---|---|
| FIN.02.01 (antiguo 15.01) Extracto financiero, FIN.03.01 (antiguo 15.02) Flujo financiero, FIN.03.02 (antiguo 15.03) Flujo de caja periódico y FIN.02.02 (antiguo 15.05) Extracto financiero futuro | el día del pago | el valor pagado, con intereses y descuento |
| FIN.04.02 (antiguo 15.04) DRE, en la vista Pago (predeterminada) | el día del pago | el valor pagado, con intereses y descuento; solo cuota pagada |
| FIN.04.02 (antiguo 15.04) DRE, en la vista Competencia | la competencia del título — en blanco, su fecha | el valor completo de la cuota, pagada o no; sin intereses y sin descuento |
| FIN.01.01 a FIN.01.03 (antiguos 15.06, 15.07 y 15.09) (cuentas por pagar/cobrar) | el vencimiento | completo si está abierta, pagado cuando se salda |
| FIN.04.01 (antiguo 15.10) Previsto x Realizado | previsto por el vencimiento, realizado por el día del pago | previsto completo, realizado pagado |
La Vista es un filtro de la pantalla del FIN.04.02 (antiguo 15.04) – DRE, con dos opciones:
Pago, que es la predeterminada y muestra el resultado por la caja, y Competencia, que ubica
cada cuota en el mes en que ocurrió el hecho — pagada o no. La vista Competencia no incluye intereses, multa ni
descuento: no existían cuando ocurrió el hecho, y entran por la fecha del pago, como resultado
financiero.
FIN.02.01 (antiguo 15.01), el FIN.03.01 (antiguo 15.02), el
FIN.03.02 (antiguo 15.03), el FIN.04.02 (antiguo 15.04) en la vista Pago, el FIN.02.02 (antiguo 15.05) y el
realizado del FIN.04.01 (antiguo 15.10). No cambiaron el FIN.04.02 (antiguo 15.04) en la vista
Competencia ni los FIN.01.01 a FIN.01.03 (antiguos 15.06, 15.07 y 15.09), que se ubican por el vencimiento o por la
competencia. Donde el establecimiento registra las bajas el mismo día en que paga, nada cambia. Donde hay atraso
entre pagar y registrar, el valor pasó al mes en que el dinero se movió: el total del año
sigue siendo el mismo, solo cambia la distribución por mes — con una excepción, el cambio de diciembre a
enero, en que el pago y el registro caen en años diferentes y el total del año cambia en las dos puntas.
❓ Preguntas frecuentes
¿Qué necesito configurar antes de registrar cuentas en el establecimiento?
Cuatro registros, en este orden: Centro de coste, Cuenta de gestión, Cuenta bancaria y Entidad. Sin ellos, los registros quedan sin clasificación y los informes no cierran.
¿La factura que registro en el stock genera la cuenta por pagar automáticamente?
Sí. Después de finalizar el Movimiento de entrada, el sistema ofrece la opción de generar automáticamente el registro correspondiente en Cuentas por pagar.
¿Cómo consulto el saldo de las cuentas del establecimiento?
Con el botón Ver saldos, en la pantalla principal de Cuentas por pagar / por cobrar, que muestra los saldos por cuenta bancaria. Para una visión más amplia, use el FIN.03.01 (antiguo 15.02) – Flujo financiero, el FIN.03.02 (antiguo 15.03) – Flujo de caja periódico y el FIN.02.01 (antiguo 15.01) – Extracto financiero.
¿Se puede seguir el resultado financiero de la campaña?
Sí. Todos los movimientos quedan vinculados a la campaña y al centro de coste. El FIN.04.02 (antiguo 15.04) – DRE muestra el resultado, y el FIN.04.01 (antiguo 15.10) – Previsto x Realizado compara, mes a mes o por campaña, lo que estaba previsto con lo que de hecho entró o salió de la caja. Para lo que todavía está abierto, los informes FIN.01.02 (antiguo 15.06) a FIN.01.03 (antiguo 15.09) listan las cuotas por vencimiento.
¿Transferir dinero del banco a la caja es un gasto?
No. Use la pantalla Transferencia entre cuentas: descuenta el saldo de una cuenta y lo suma en la otra, sin crear gasto ni ingreso — el dinero sigue siendo del establecimiento.
El establecimiento compra en dólares. ¿Tengo que configurar algo?
Sí: registre la moneda en Financiero > Moneda (como máximo tres por establecimiento). Solo después de eso aparecen los campos de moneda y cotización en la cuenta bancaria, en los títulos y en los contratos.