📘 Pantalla: Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es la verificación entre el extracto del banco y lo que está cargado en el sistema: línea por línea del extracto, qué cuota, qué transferencia o qué movimiento del sistema corresponde a ese dinero que entró o salió. En upCampo esa verificación se hace a partir del archivo del extracto: usted descarga el extracto en el banco, lo importa aquí, y la pantalla muestra cada movimiento del banco esperando ser emparejado con algo del sistema.

El problema que resuelve es el de toda oficina de establecimiento: el saldo de la cuenta bancaria en el sistema no coincide con el saldo del banco, y nadie sabe si es un pago cargado dos veces, una comisión que nunca se registró o un PIX que el encargado hizo sin avisar. Conciliar es lo que transforma esa diferencia en una lista de líneas pendientes, una por una, con nombre y valor.

📍 Ubicación en el sistema

Menú: Financiero > Conciliación bancaria

Está en el bloque de revisión de fin de mes del menú Financiero, junto al Cierre financiero. Como toda pantalla del portal, solo aparece para quien tiene permiso; el acceso se concede en Archivo > Usuarios.

🧩 Función principal

Importar el extracto del banco y resolver cada línea. Resolver una línea puede significar cuatro cosas, y todas dejan la línea Conciliada:

• Emparejarla con una cuota pendiente de Cuentas por pagar / por cobrar; en ese caso, conciliar es dar de baja la cuota.
• Emparejarla con una transferencia entre cuentas que ya existe en el sistema; esta no da ninguna baja: la transferencia ya movió el saldo cuando se cargó.
• Generar el movimiento que falta, para lo que nunca se registró (comisión, impuesto pagado en el internet banking); el título nace ya pagado.
• Incluir una cuota en un título que ya existe, cuando el banco debitó un valor de ese documento que no corresponde a ninguna de sus cuotas.

Lo que no es nada de eso puede ser Ignorado: la línea sale del medio sin generar ningún movimiento.

🔢 La pantalla en tres etapas

La pantalla es un flujo numerado, de arriba hacia abajo. Cada bloque tiene el número y el título visibles, y el bloque que corresponde queda destacado: la etapa 1 mientras no hay nada en la lista, la etapa 3 después.

1. Importar el extracto: el archivo que usted descargó en el banco.
2. Cuenta y período: completados por el propio archivo.
3. Revisar y conciliar: las líneas, con los botones de cada una.

Etapa 1 — Importar el extracto

El botón es Importar extracto. Descargue el extracto en la cuenta del banco y suba el archivo: upCampo lee cuatro formatos, y quien decide cuál es el formato es el contenido del archivo, no la extensión. Eso importa porque el Banco Inter entrega el mismo extracto CNAB 240 con dos nombres (.RET y .TXT) y el cliente renombra archivos.

Después de leer, la pantalla muestra la línea Archivo leído, con el nombre del archivo, el formato reconocido, de qué banco y cuenta es y cuántos movimientos tiene. El mensaje de la importación dice cuántas líneas entraron y cuántas ya existían.

Cuando el archivo está incompleto o fuera del estándar, la pantalla avisa en lugar de inventar números: archivo sin el cierre del estándar, totales declarados que no coinciden con los movimientos leídos, cantidad de movimientos diferente de la declarada, línea sin fecha o sin valor (esas se saltan). Un archivo que ningún lector reconoce recibe "Formato no reconocido", y no un mensaje sobre OFX.

Etapa 2 — Cuenta y período

Es la cuenta en la que entran las líneas y el período que muestra la lista. Los dos se completan solos a partir del archivo: la cuenta del archivo se busca entre las cuentas bancarias del establecimiento y, cuando se encuentra, queda seleccionada; la fecha inicial y la final pasan a ser el primer y el último día de los movimientos del archivo.

Eso resuelve dos errores que ocurrían antes. El primero es tener que adivinar la cuenta, justamente lo que el archivo sabe. El segundo es más silencioso: el período nacía como "del día 1 hasta hoy", y el extracto del mes pasado entraba sin aparecer en la lista, dando la impresión de que la importación no había funcionado.

La comparación es tolerante a propósito: banco, agencia y cuenta llegan escritos de todas las formas ("077" y "77", "4461112-9" y "4461112"), así que los dos lados se reducen a dígitos y se comparan con y sin el dígito verificador. Quien identifica es el número de cuenta; el banco solo entra para desempatar, y la agencia no entra en la decisión: aparece en la pantalla, para que usted la vea. Y cuando el registro de la cuenta bancaria no tiene el número de cuenta completado, la pantalla no acusa nada: avisar de una divergencia por falta de registro acostumbraría a cualquiera a hacer clic en "Importar de todos modos" sin leer.

Etapa 3 — Revisar y conciliar

Es donde están las tres pestañas (Extracto, Histórico y Resumen) y, al pie de ellas, lo que no es acción de una línea: Recargar, Conciliar automático y Eliminar. Los dos primeros aparecen también en versión pequeña arriba de la etapa, como atajo: la grilla del extracto es alta, y quien baja hasta el final para recargar pierde la línea que estaba mirando.

📝 Campos principales

📋 La pestaña Extracto: las líneas del banco

Una línea por movimiento del extracto, con filtro en todas las columnas: Fecha, Tipo, Valor, Histórico (el texto que escribió el banco), Documento, Situación, Conciliado con, Conciliado por y Conciliado el.

La lectura es visual, porque la revisión de un extracto se hace pasando la vista:

• Entrada y salida se distinguen por la flecha y por el color (flecha verde hacia abajo en la entrada, flecha roja hacia arriba en la salida), y el valor va con signo, en el mismo color, alineado a la derecha como en un extracto bancario.
• La situación es una etiqueta de color: Conciliado en verde, Pendiente en rojo claro, Ignorado en gris. La línea entera también recibe un fondo del color de la situación.

Las acciones de cada línea

Los botones están en la propia línea, y cada línea muestra solo los que tienen sentido para su situación:

🔍 La ventana de conciliar: tres pestañas, una elección

La ventana muestra la línea del extracto arriba y, abajo, los candidatos para ella en tres pestañas. Usted elige un candidato entre las tres: seleccionar en una limpia las otras, y el botón Conciliar ve la elección de cualquiera de ellas. Cambiar de pestaña no limpia la selección: se puede elegir en la tercera y volver a la primera para comparar antes de confirmar.

Pestaña Cuotas: las candidatas por valor

Cuotas pendientes con el mismo valor que la línea del extracto (con una tolerancia de un centavo, coincidiendo por el valor neto o por el bruto de la cuota). El signo de la línea decide dónde buscar: una entrada del banco busca en Cuentas por COBRAR, una salida en Cuentas por PAGAR.

El selector Búsqueda está dentro de esta pestaña, porque es la única que afecta:

• Misma fecha: vencimiento el mismo día de la línea del extracto;
• Hasta 5 días de diferencia: el margen para el boleto que se pagó antes o después del vencimiento.

Columnas: vencimiento, valor, entidad, el título de Cuentas por pagar / por cobrar y la cuenta gerencial. Cuando el archivo trajo el nombre de la contraparte (el CSV y el OFX lo traen, el CNAB 240 no), las cuotas de la entidad del mismo nombre suben al principio de la lista. Solo cambia el orden: ningún candidato se oculta y nada se elige solo.

Pestaña Transferencias

Las transferencias entre cuentas ya cargadas en el sistema, con el mismo valor. Conciliar con una de ellas no da ninguna baja: la transferencia movió el saldo cuando se cargó, y lo que falta es solo marcar que esa línea del extracto es ella. Por eso esta pestaña es lo primero que la conciliación automática intenta.

Pestaña Cuentas por pagar/cobrar de la entidad

Esta es la pestaña del caso que el valor no resuelve: se pagó con intereses, se pagó con descuento, dos títulos en un solo PIX, cuota cargada con un centavo equivocado. Lista todas las cuotas pendientes de esa entidad, sin filtro de valor y sin filtro de fecha: usted elige mirando el título, y no el valor. El tipo sigue el signo de la línea (la entrada busca en COBRAR, la salida en PAGAR), porque eso no es tolerancia de búsqueda: es lo que la cuota es.

La entidad viene completada, y se puede cambiar. upCampo reconoce de quién es la línea por el texto del extracto, comparándolo con los nombres de las entidades registradas, y la preselecciona. Cambiarla es previsto y común: el PIX viene de una entidad y el título es de otra. Al cambiarla, la lista se recarga y la selección se limpia, para que no quede elegida una cuota de una entidad que ya no está en la pantalla.

➕ Generar asiento: para lo que no existe en el sistema

La comisión del banco, el PIX suelto, el impuesto pagado directamente en el internet banking: líneas que no coinciden con nada porque no existe ningún documento en el sistema. El botón Generar asiento crea el título a partir de la propia línea del extracto: con una cuota, la cuota nace ya pagada (el dinero se movió: está en el extracto) y la línea queda Conciliada. Todo en una sola transacción: si la baja falla, no queda nada grabado.

Está en dos lugares (en la línea de la grilla y dentro de la ventana de conciliar), porque quien ya sabe que la línea es una comisión no debería tener que abrir la ventana de los candidatos para descubrir que no hay ninguno.

La baja entra en la cuenta bancaria de esta pantalla, con la fecha del extracto y en el medio de pago elegido. Generar asiento pide permiso de inclusión en Cuentas por pagar / por cobrar, que es la pantalla donde va a quedar el título: quien puede conciliar no necesariamente puede cargar.

📎 Incluir cuota en este documento

Es lo contrario de Generar asiento: el título existe, la cuota es la que no. El banco debitó un valor que no corresponde a ninguna cuota de ese documento: el proveedor cobró un complemento, el pago salió en dos partes, llegó un segundo cobro del mismo documento. El botón agrega la cuota que faltaba al título que ya existe, la da de baja con la fecha del extracto y marca la línea como Conciliada, todo en una sola transacción.

Solo se habilita con una línea de la pestaña Cuentas por pagar/cobrar de la entidad seleccionada: es ella la que dice cuál es el título de destino. Los campos: Documento de destino (solo lectura), Valor trabado en el valor de la línea del extracto, Fecha de vencimiento con la fecha del extracto (editable), cuenta gerencial y centro de coste heredados de la cuota elegida y editables. El mismo permiso de Generar asiento: inclusión en Cuentas por pagar / por cobrar.

⚡ Conciliar automático

Recorre las líneas pendientes del período mostrado y concilia las que tengan un único candidato. El orden del intento es:

1. Transferencia entre cuentas con el mismo valor: es la más segura, porque no implica baja.
2. Cuota pendiente con el mismo valor: primero la misma fecha, después con hasta cinco días de diferencia. La baja sale con el medio de pago del campo de la etapa 2.

Tres cosas que conviene saber, porque explican el resultado:

• Una línea con dos o más candidatos queda pendiente a propósito. La ambigüedad la resuelve la persona: el mensaje dice cuántas líneas siguen pendientes.
• Una cuota no coincide con dos líneas en la misma pasada. La cuota ya usada sale de la disputa.
• Cada línea es su propia conciliación. Una que falle no tumba las que ya salieron bien.

🔒 El período cerrado bloquea la conciliación

Conciliar una cuota es darla de baja, y la baja entra con la fecha del extracto. Si esa fecha cae dentro del período que el Cierre financiero trabó, upCampo no lo permite, y avisa antes, en lugar de rechazar después de que usted confirme:

• En la grilla, el botón Conciliar de esa línea nace deshabilitado, y la explicación aparece al pasar el mouse, diciendo hasta cuándo está cerrado el período.
• En la ventana de conciliar, el botón se reevalúa con cada elección: con una cuota seleccionada, mira la fecha del extracto y el vencimiento de la cuota. Con una transferencia seleccionada, no se bloquea nada: allí solo la línea del extracto cambia de situación.
• En Conciliar automático, esas líneas se saltan, y el mensaje dice cuántas fueron y hasta cuándo está cerrado el período.
• Generar asiento e Incluir cuota obedecen la misma regla, por el mismo motivo: la cuota nace ya pagada, con la fecha del banco.

Ignorar, Reabrir y Eliminar quedan fuera de esta regla: solo modifican la lista del extracto, no títulos ni saldos. Para conciliar una línea de un período cerrado, el camino es reabrir el período en Financiero > Cierre financiero, conciliar y cerrar de nuevo.

📊 La pestaña Resumen: la prueba de que el extracto está completo

La primera franja son cinco tarjetas del período que está en la pantalla: cuántas líneas del extracto, cuántas pendientes (en rojo, cuando las hay), cuántas conciliadas, cuántas ignoradas y el movimiento del período: la suma de lo que entró menos lo que salió en las líneas listadas. Como son del período y de la situación elegidos en la etapa 2, cambiar el filtro cambia las tarjetas.

Abajo viene el bloque Saldos declarados por el archivo importado, y es la parte que importa en la revisión: saldo inicial, saldo final y la Comprobación, en verde cuando cierra y en rojo cuando no.

Esa cuenta es la prueba de que el archivo está completo: que ningún movimiento se perdió en la descarga o en la lectura. Los saldos son los que declara el propio archivo, y la comprobación es sobre las líneas leídas de él: una línea saltada por ya existir en la cuenta no cambia esa cuenta, porque lo que se está probando es la integridad del archivo, no lo que entró ahora. Cuando no cierra, la pantalla dice de cuánto es la diferencia, en el momento de la importación y en la tarjeta.

🕘 La pestaña Histórico: quién hizo qué, y cuándo

Es un registro de eventos: una línea por acción, y no una por línea del extracto. Muestra todos los eventos de las líneas de la cuenta y del período elegidos en la etapa 2, del más reciente al más antiguo, con filtro en todas las columnas: Cuándo (con hora), Usuario, Acción, Línea del extracto (fecha, valor e histórico, para identificar de qué línea es el evento), Conciliado con y Nota.

Las acciones registradas son cinco: Importó (la nota guarda el nombre del archivo), Concilió (la nota dice por cuál de los cuatro caminos), Ignoró, Reabrió y Eliminó. Como la misma línea aparece en varias filas (fue importada, ignorada, reabierta y conciliada), la secuencia entera queda visible. El evento se graba en la misma operación de la acción: si la acción falla, el evento no existe; si el evento no se puede grabar, la acción se deshace.

El filtro de Situación de la etapa 2 no vale aquí: dice cómo está la línea hoy, y el histórico es sobre lo que ocurrió. Y el evento de eliminación queda: importar en la cuenta equivocada y eliminar después es exactamente el tipo de cosa que se necesita poder explicar meses después.

🚧 Limitaciones conocidas

• Importar el mismo período en dos formatos diferentes duplica las líneas. Cada formato da una clave diferente para el mismo movimiento: el OFX usa el identificador del banco, el CNAB 240 usa su propio identificador del movimiento y el CSV no trae ninguno de los dos (en ese caso la clave se genera a partir del contenido de la línea). No hay forma de cruzar los tres. Elija un formato por cuenta y quédese con él: la pantalla avisa, en la importación, cuántas líneas tuvieron clave generada, que es la señal de que ese riesgo existe en ese archivo.
• El OFX no trae saldo, así que la comprobación de la pestaña Resumen no ocurre con ese formato. Cuando la comprobación importa, el CNAB 240 y el CSV son los formatos que hay que usar.
• El CNAB 240 no trae el nombre de la contraparte, así que la entidad no se reconoce y la pestaña de la entidad empieza pidiéndole que elija de quién es la línea. El CSV y el OFX traen el nombre.
• Esta pantalla no emite informes. La revisión se hace en ella, con la pestaña Resumen y el filtro de Situación; los informes financieros están en la guía rápida del Financiero.
• Puede existir una línea pendiente que usted no importó. La conciliación del Lote de pago, cuando revisa el retorno del banco, también graba aquí las líneas del archivo: las que coincidieron ya conciliadas y las demás pendientes. El histórico de esas líneas registra el nombre del archivo y el número del lote, y por él se descubre de dónde vinieron.

❓ Preguntas frecuentes