📒 Guía rápida - Contabilidad (cómo funciona)
La contabilidad en upCampo es la teneduría contable del establecimiento hecha a partir de lo que el establecimiento ya registra en el día a día. La factura de compra, la baja de la orden de servicio, el pago al proveedor y el cobro de la venta ya están en el sistema; la contabilidad no pide que nada de eso se vuelva a digitar. El contador indica una vez en qué cuentas debe caer cada tipo de hecho, y upCampo arma los asientos de débito y crédito del mes.
Es el mismo razonamiento del acumulador de los sistemas contables: para cada tipo de operación, una regla con las cuentas de cada parte del valor. La diferencia es que la regla queda junto al origen del dato, y el asiento sale del documento que el propio establecimiento guardó.
📍 Ubicación en el sistema
Menú: Contabilidad
El menú Contabilidad está entre Financiero y Presupuesto, con cinco pantallas en el orden del trabajo del contador:
- Configuración: Plan contable, Ambiente contable y Cuentas en los registros.
- Asientos: Asientos contables y Depreciación.
Todo en el módulo es de la empresa, no de cada establecimiento: un plan contable, un ambiente contable y un conjunto de asientos por empresa, que reúne lo que registran todos sus establecimientos. Como toda pantalla del portal, cada una aparece solo para quien tiene permiso, otorgado en Archivo > Usuarios.
🔄 El camino de un asiento
Todo asiento contable de upCampo pasa por las mismas cuatro etapas:
1. El hecho
Es el documento que el establecimiento ya guardó en upCampo. La contabilidad lee directo del origen, sin importar quién lo registró: el portal, la aplicación, la API o la UPí. Cada hecho se convierte en un asiento, con tantas partidas como hagan falta.
2. El Ambiente contable
En el Ambiente contable está la regla de cada hecho. Tiene cuatro pestañas:
- Cultivo y producción, Financiero e Inventario y bienes, para los hechos que tienen una sola regla, un cuadro por hecho: la baja de la orden de servicio, la cosecha y el costo de la producción vendida; el pago, el cobro, las cuentas sueltas por pagar y por cobrar y el ingreso de la venta por contrato; la carga de combustible, la requisición y la depreciación. En la cosecha, en la carga de combustible, en la requisición y en la depreciación, el campo Cómo se registra dice si el hecho se registra solo, en la generación del mes, o si queda para que el contador lo registre a mano.
- Notas y naturalezas, para las facturas. Aquí hay varias operaciones (compra para stock, compra para consumo, venta de la producción, devolución…), y quien decide cuál vale para una factura es su naturaleza de operación.
Cada operación tiene una línea por parte del valor (el valor de los productos, el flete, el IPI, el ICMS, los intereses…), y cada línea indica la cuenta de débito y la de crédito.
3. La búsqueda de la cuenta
Cada lado de la línea puede tener una cuenta escrita y, al lado de ella, "O la del registro, si tiene". Al momento de generar, upCampo busca en este orden:
Dónde se busca cada cuenta:
| Cuenta | Dónde busca upCampo, antes de la cuenta de la línea |
|---|---|
| Stock y consumo | En el producto y, si este no la tiene, en la clase del producto. |
| Ingreso de venta y costo de lo vendido | En el producto, después en la clase, después en el cultivo. |
| Cultivo en formación | En el cultivo. |
| Stock de la producción (grano, fibra…) | En el producto, después en la clase, después en el grano del cultivo. |
| Proveedor y cliente | En la entidad. |
| Banco | En la cuenta bancaria. |
| Gasto o ingreso de cuenta suelta | En la cuenta gerencial del título y, si esta no la tiene, en las cuentas gerenciales superiores. |
| Inmovilizado y depreciación | En la flota (equipo), las mismas cuentas que la pantalla Depreciación muestra para cada bien. |
Por eso toda la configuración cabe en pocas cuentas: la cuenta de la línea es el estándar de la empresa, y el registro solo entra para las excepciones. Quien separa el stock de defensivos del de fertilizantes pone la cuenta en cada clase; quien no separa deja las clases en blanco y todo cae en la cuenta de la línea.
4. Los asientos del mes
En la pantalla Asientos contables, el botón Generar el mes lee los hechos del mes y arma los asientos, con débito igual al crédito. Generar de nuevo rehace lo que se generó y lo que quedó pendiente; no duplica. Lo que el contador prefiere registrar a mano (la cosecha al cerrar la campaña, por ejemplo) entra por el botón Asiento manual, que el sistema puede armar para que él lo revise.
Un ejemplo, de principio a fin
Una compra de abono (los números son ilustrativos): factura de entrada de R$ 50.000,00 en productos y R$ 1.200,00 de flete, finalizada, con una naturaleza vinculada a la operación Compra para stock. La línea Valor de los productos dice "débito: Stock de insumos, o la de la clase del producto; crédito: Proveedores, o la del proveedor". La clase Fertilizantes tiene cuenta propia de stock; el proveedor no tiene cuenta propia. El asiento sale así:
El flete entra en el mismo débito porque la operación de compra manda el flete al stock. Si el establecimiento toma crédito de ICMS, la línea del ICMS saca el impuesto del stock y lo pone en ICMS a recuperar.
⚙️ Configurar la contabilidad: los pasos del contador
- Plan contable: importar la planilla del plan de cuentas del contador.
- Ambiente contable: Crear las operaciones estándar, revisar las cuentas de las pestañas Cultivo y producción, Financiero e Inventario y bienes y vincular las naturalezas de cada operación en Notas y naturalezas.
- Cuentas en los registros: solo las excepciones, como una cuenta de stock por clase o un proveedor con cuenta propia.
- Depreciación: el valor, el inicio y la tasa anual de cada bien que se deprecia.
- Después, todos los meses: Asientos contables, Generar el mes, tratar los pendientes y registrar a mano lo que quedó para el contador.
1. Importar el plan contable
Menú: Contabilidad > Plan contable
El botón Importar planilla lee el plan de cuentas que exporta el sistema del contador (.xls o .xlsx, con Código, T, Clasificación, Nombre y Nivel). El código de la cuenta es la clave con el sistema del contador y no cambia. Detalles en Pantalla: Plan contable.
2. Armar el Ambiente contable
Menú: Contabilidad > Ambiente contable
El botón Crear las operaciones estándar abre un asistente que pregunta las cuentas principales una vez (proveedores, clientes, caja y bancos, stock, ingreso, depreciación…) y crea las 19 operaciones de upCampo con las cuentas ya completadas. Después:
- en la pestaña Cultivo y producción, revisar las cuentas de la baja de la OS y de la cosecha, elegir cómo se registra la cosecha (en el romaneo, en la finalización de la parcela o a mano, al cerrar la campaña) y de dónde viene el Costo de la producción vendida;
- en la pestaña Financiero, revisar las cuentas de los pagos, de los cobros y de las cuentas sueltas, y elegir dónde nace el ingreso de la venta por contrato;
- en la pestaña Inventario y bienes, revisar las cuentas de la carga de combustible, de la requisición y de la depreciación y elegir cómo se registra cada uno (automático o manual);
- en la pestaña Notas y naturalezas, abrir cada operación de factura y, en la pestaña Naturalezas, vincular las naturalezas de operación que la usan;
- en la pestaña Impuestos, poner las cuentas de la liquidación de impuestos, el régimen tributario de cada emisor y las alícuotas del Funrural.
Detalles en Pantalla: Ambiente contable.
3. Las excepciones en los registros
Menú: Contabilidad > Cuentas en los registros
Una grilla por registro (clases, productos, proveedores y clientes, cultivos, cuentas bancarias, cuentas gerenciales y equipos) para poner la cuenta contable en varios a la vez. El mismo campo aparece en la pestaña Contabilidad del propio registro. Detalles en Pantalla: Cuentas en los registros.
4. Los bienes que se deprecian
Menú: Contabilidad > Depreciación
La pestaña Bienes trae las máquinas, los equipos y las mejoras del registro de flota. Para cada bien que se deprecia, marcar Deprecia e informar el Valor del bien, el Inicio de la depreciación, la Tasa anual y, si corresponde, el Valor residual y la Depreciación anterior. upCampo calcula (valor − residual) × tasa ÷ 12 por mes: un bien de R$ 500.000,00, con residual de R$ 50.000,00 y 10% anual, se deprecia R$ 3.750,00 por mes. Detalles en Pantalla: Depreciación.
5. Generar y revisar el mes
Menú: Contabilidad > Asientos contables
Elegir el mes, Generar el mes, filtrar Solo pendientes y corregir la causa de cada pendiente (casi siempre una cuenta que falta, o una naturaleza sin operación). Después generar de nuevo. El hecho que quedó en modo manual se registra con el botón Asiento manual, con Armar por el sistema. Detalles en Pantalla: Asientos contables.
✅ Lo que ya se convierte en asiento
| Hecho | Cuándo entra | Qué registra (en las operaciones estándar) |
|---|---|---|
| Factura de entrada (Movimiento) | Cuando se finaliza, en la fecha del movimiento. | Por la operación de la naturaleza: compra para stock, para consumo, de inmovilizado, entrega futura, bonificación, devolución… Valor de los productos, flete, seguro, otros gastos, IPI, ICMS-ST, descuento, impuestos a recuperar y Senar retenido. |
| Factura de salida | Cuando se autoriza. | Por la operación de la naturaleza; en la venta de la producción, el ingreso (D Clientes · C Ingreso por ventas) y el costo de la producción vendida. |
| Costo de la producción (venta) | En la factura de salida. | D Costo de la producción · C Stock de la producción, la cantidad que salió (por la propia factura o por el romaneo de salida vinculado a ella) por el costo por kg: el costo promedio del stock, el calculado por la contabilidad (costo de la cosecha ÷ kg cosechado) o un valor fijo por campaña y cultivo, según el campo Costo de la producción vendida. En Manual, lo registra el contador. |
| Baja de la orden de servicio | Cuando el costo se da de baja para la parcela: un asiento por orden en el mes. | D Cultivo en formación · C Stock de insumos. La devolución invierte los lados. |
| Cosecha (romaneo de cosecha) | En el romaneo, proporcional a lo cosechado, con el resto en la finalización de la parcela; o solo en la finalización de la parcela en Siembra de cultivos; o a mano, al cerrar la campaña. Un asiento por campaña y cultivo en el mes. | D Stock de la producción · C Cultivo en formación, por el costo que la parcela acumuló en las bajas de OS de la campaña. |
| Carga de combustible (surtidor) | En la generación del mes (o a mano): un asiento por día. La calibración y la transferencia no se registran; la carga en estación de servicio entra por la factura. | D Consumo · C Stock, por el costo promedio del combustible. |
| Requisición | En la generación del mes (o a mano): un asiento por requisición. La orden de mantenimiento no registra; lo que sale del stock sale en la requisición. | D Consumo · C Stock, por el costo promedio. |
| Depreciación | En la generación del mes (o a mano): un asiento por filial, una partida por bien. | D Depreciación · C Depreciación acumulada, lineal: (valor − residual) × tasa anual ÷ 12. |
| Pago (Cuentas por pagar / por cobrar) | Cuando la cuota se da de baja, en la fecha del pago. | D Proveedores · C Caja y bancos, más intereses, descuento y retención. |
| Cobro | Cuando la cuota se da de baja, en la fecha del cobro. | D Caja y bancos · C Clientes, más intereses, descuento y retención. |
| Cuentas por pagar sueltas | Título sin factura, en la fecha del título. | D la cuenta de la cuenta gerencial (energía, alquiler, arrendamiento…) · C Proveedores. |
| Cuentas por cobrar sueltas | Título sin factura, en la fecha del título. | D Clientes · C la cuenta de la cuenta gerencial. |
| Venta por contrato | En la factura de cada entrega o en el título del contrato, según lo elegido en el Ambiente contable. | El ingreso entra en uno de los dos, nunca en ambos. |
| Liquidación de impuestos | Cuando el contador liquida el mes: un asiento por emisor e impuesto, el último día del mes. | ICMS, PIS y COFINS: D impuesto sobre ventas · C impuesto a pagar, y el crédito a recuperar descontando del a pagar. Funrural: D Funrural sobre ventas · C Funrural a pagar, cuando es el productor quien lo paga. |
| Extemporáneo | Al generar el mes siguiente al cierre, cuando el contador permitió el asiento retroactivo. | La diferencia entre lo que un hecho de mes cerrado registra hoy y lo que se registró para él (factura que llegó atrasada, baja de OS olvidada, factura cancelada), el primer día del mes siguiente. Con el mes bloqueado 100%, el portal no acepta asientos con fecha en el período cerrado. |
| Asiento manual | Cuando el contador lo guarda, en la pantalla Asientos contables. | Las partidas que informa el contador, o las que el sistema arma para la cosecha, el costo de la producción vendida, la depreciación, las cargas de combustible y las requisiciones del mes. Un hecho registrado así no se genera de nuevo en ese mes. |
🚧 Lo que todavía no se convierte en asiento
Estos hechos existen en upCampo, pero todavía no generan asiento contable:
- el prorrateo del título entre varias cuentas gerenciales: el título usa su propia cuenta gerencial;
- el IBS y la CBS de la reforma tributaria, a partir de 2027.
La transferencia entre ubicaciones de stock no se registra, a propósito: la cuenta de stock es la del producto, no la de la ubicación, y el saldo contable no cambia. La transferencia entre empresas es factura.
En desarrollo
También están en desarrollo, sin fecha definida:
- el ajuste de un asiento generado (cambiar cuenta o valor);
- la reversión de asientos;
- los saldos de apertura;
- la exportación de los asientos al sistema del contador;
- la liquidación de IBS y CBS, del ICMS-ST y la trimestral del lucro presunto y del lucro real (IRPJ y CSLL).
Para revisar, la pantalla Asientos contables filtra y suma por columna, y su pestaña Informes saca el Diario, el Mayor, el Balance de comprobación, el Estado de resultados (DRE), el Balance general y los Pendientes (vea Informes contables).
- El contador no vuelve a digitar facturas, bajas de OS, cosecha, cargas de combustible ni pagos: el asiento sale de lo que el establecimiento ya registró, y la depreciación sale del registro de los bienes.
- Lo que el contador prefiere registrar a mano sale armado por el sistema, para revisar y guardar.
- La configuración se hace una vez, en pocas cuentas, y las excepciones quedan en los registros.
- Cada asiento muestra de dónde vino cada cuenta, y lo que no cierra aparece como pendiente, con el motivo.
❓ Preguntas frecuentes
¿Tengo que volver a digitar las facturas para la contabilidad?
No. En upCampo, los asientos contables salen de las facturas, bajas de orden de servicio, pagos y cobros que el establecimiento ya registró. El contador configura las cuentas una vez, en el Ambiente contable, y genera el mes en la pantalla Asientos contables.
¿La contabilidad es por establecimiento o por empresa?
Por empresa. El plan contable, las operaciones y los asientos son de la empresa y reúnen lo que todos sus establecimientos registran en el mes.
¿Por qué un asiento quedó pendiente?
Porque faltó algo para armar el débito y el crédito: una cuenta (ni el registro ni la línea de la operación tienen cuenta), una factura de salida cuya naturaleza no está vinculada a ninguna operación, o un producto vendido sin costo en el stock. El motivo queda escrito en la columna Pendencia de la pantalla Asientos contables. Corregida la causa, basta con generar el mes de nuevo.
¿Cuál es la diferencia entre cuenta gerencial y cuenta contable?
La cuenta gerencial es la clasificación del financiero del establecimiento (energía, arrendamiento, mano de obra) y sirve a la gestión. La cuenta contable es la del plan de cuentas del contador, importada en Contabilidad > Plan contable. Las dos se vinculan en Cuentas en los registros: cada cuenta gerencial puede apuntar a una cuenta contable, y es esa la que usa la cuenta suelta.
¿El ICMS de la compra va al costo o al impuesto a recuperar?
Depende de si la empresa toma crédito. En el asistente Crear las operaciones estándar, quien completa ICMS, PIS y COFINS a recuperar saca esos impuestos del costo del stock; quien los deja en blanco tiene las líneas de esos impuestos creadas desactivadas, y el impuesto queda en el costo.
¿Ya se pueden enviar los asientos al sistema del contador?
Todavía no. La exportación, el ajuste de asiento generado, la reversión y los saldos de apertura están en desarrollo. Hoy upCampo genera los asientos del mes, acepta el asiento manual del contador y saca el Diario, el Mayor, el Balance de comprobación, el Estado de resultados (DRE) y el Balance general, que el contador puede revisar o imprimir (Informes contables).
¿La cosecha y la depreciación entran en la contabilidad del establecimiento?
Sí. La cosecha lleva el costo del cultivo en formación al stock de la producción: en el romaneo, en la finalización de la parcela o a mano, al cerrar la campaña, según lo elegido en el Ambiente contable. La depreciación sale de la pantalla Contabilidad > Depreciación, donde cada bien tiene valor, inicio y tasa anual, y se registra todos los meses.
¿Se puede hacer un asiento manual en la contabilidad de upCampo?
Sí. En la pantalla Asientos contables, el botón Asiento manual abre la ventana con Fecha, Documento, Histórico y las partidas; guarda con débito igual al crédito. Armar por el sistema completa las partidas de la cosecha, del costo de la producción vendida, de la depreciación, de las cargas de combustible y de las requisiciones del mes.