📘 Pantalla: Asientos contables

Asientos contables es la pantalla donde el mes se convierte en contabilidad. Elegido el mes, el botón Generar el mes lee lo que la empresa registró (facturas, bajas de órdenes de servicio, cosecha, cargas de combustible, requisiciones, depreciación, pagos, cobros, cuentas sueltas), aplica las reglas del Ambiente contable y arma un asiento por hecho, con las partidas de débito y crédito. Lo que no se pudo armar queda pendiente, con el motivo escrito. Lo que el contador prefiere registrar a mano entra por el Asiento manual, que el sistema puede armar para que él lo revise.

📍 Ubicación en el sistema

Menú: Contabilidad > Asientos contables

Está en el grupo Asientos del menú Contabilidad, antes de la Depreciación. Generar el mes exige permiso de inclusión; quien tiene solo visualización consulta. Visión general en la Guía rápida - Contabilidad.

🧩 Función principal

Generar los asientos de un mes, revisar cada uno, encontrar lo que quedó pendiente, registrar a mano lo que el contador quiera y sacar los informes contables. Los asientos son de la empresa: reúnen lo que todos sus establecimientos registraron en el mes.

⚙️ Generar el mes

1. Elija el Mes (la lista trae los últimos tres años; empieza en el mes actual).
2. Haga clic en Generar el mes y confirme. La ventana recuerda que lo que se generó antes en ese mes se sustituye y que lo que el contador ajustó se mantiene.
3. Al terminar, la pantalla informa cuántos asientos se generaron, cuántos quedaron pendientes y cuántos ajustados se mantuvieron.

Qué entra en el mes

La cosecha, la carga de combustible, la requisición y la depreciación solo entran en la generación cuando están en Automático en el campo Cómo se registra del Ambiente contable (la cosecha en la pestaña Cultivo y producción; carga de combustible, requisición y depreciación en la pestaña Inventario y bienes); en Manual, el contador los registra por el Asiento manual, y la generación avisa lo que quedó por registrar (vea abajo). La transferencia entre ubicaciones de stock no registra, a propósito. Lo que aún no se convierte en asiento (IBS, CBS y el impuesto a la renta de la persona jurídica) está en la Guía rápida.

Lo que quedó por registrar a mano

Cuando un hecho está en Manual y tiene movimiento en el mes, pero nadie lo registró, la generación del mes crea un asiento Pendiente, sin partidas, para que el hecho no quede olvidado. El pendiente indica el valor que el sistema calculó: "Hecho en modo manual sin asiento en el mes (calculado: R$ 3750.00). Regístrelo por el Asiento manual, con Armar por el sistema". Vale para cosecha, depreciación, carga de combustible y requisición. Con el Costo de la producción vendida en Manual, el aviso aparece cuando el mes tiene factura de salida.

Ese pendiente desaparece solo cuando el contador graba el asiento armado de ese hecho, por Armar por el sistema. Un asiento manual digitado desde cero no cuenta, porque el sistema no sabe de qué hecho es.

📋 La grilla de los asientos

Al lado del mes están Recargar y dos selectores:

• Ver por: Asiento (uno por hecho, con las partidas debajo) o Partida (sin agrupar) (todas las partidas del mes en una sola grilla, como un diario).
• Situación: Todos, Solo pendientes o Sin pendencia.

El resumen dice cuántos asientos hay, cuántos pendientes y el total; en la vista por partida, el total de débito y el de crédito.

Cada columna tiene filtro en el encabezado. Seleccionar un asiento muestra debajo sus partidas, con débito y crédito sumados en el título del bloque:

La columna De dónde vino la cuenta es la que responde a la pregunta más común en la revisión: "¿por qué esta factura cayó en esta cuenta?". Cuando el hecho la tiene, la partida guarda también la campaña, el cultivo, el bien y el centro de costo de donde vino: la cosecha, por ejemplo, sale separada por campaña y cultivo, y la depreciación, por bien.

🔧 Resolver los pendientes

Marque Solo pendientes y lea la columna Pendencia. Los motivos más comunes, y dónde se corrigen:

Corregida la causa, genere el mes de nuevo.

✍️ Asiento manual

El botón Asiento manual, al lado de Generar el mes, abre la ventana para que el contador registre lo que no viene de un documento, o el hecho que prefiere registrar a mano: la cosecha al cerrar la campaña, el costo de la producción vendida, una depreciación, un ajuste.

Abajo, el total muestra Débito · Crédito · Diferencia. El asiento solo se graba con al menos dos partidas, cada partida con cuenta y valor mayor que cero, y el débito igual al crédito.

Armar por el sistema

Arriba en la ventana, el bloque Armar por el sistema hace el cálculo y deja la revisión al contador. Elija el Hecho y haga clic en Armar por el sistema: el sistema calcula el volumen del hecho en el mes, como lo haría la generación automática, y completa las partidas. El contador revisa las cuentas y los valores y graba.

En la Cosecha aparecen además dos campos:

• Zafra: en blanco, trae el volumen del mes de todas las campañas. Con la campaña elegida, trae lo que el cultivo de esa campaña acumuló y aún no pasó a la producción, descontado lo que ya se registró en cosecha.
• Cierre de la zafra (todo lo que el cultivo acumuló): con la campaña elegida, trae todo lo que la campaña acumuló, cosechado o no. Es el camino de quien registra la cosecha una sola vez, al cerrar la campaña.

Si no hay nada que registrar de ese hecho en el mes, la ventana avisa. Si el cálculo tropieza con una falta (una cuenta, un costo), muestra el aviso, y las partidas vienen para que el contador las complete.

Eliminar asiento manual

Con un asiento de situación Manual seleccionado en la grilla, el botón Eliminar asiento manual lo elimina, después de confirmar. Un asiento generado por el sistema no se elimina así: se corrige la causa y se genera el mes de nuevo.

➗ Prorrateo de costos indirectos

Depreciación, combustible, mantenimiento y salarios entran en las cuentas de costo indirecto y no llegan solos al cultivo. El botón Prorrateo de costos indirectos, al lado de Asiento manual, abre un informe del mes elegido: allí no se registra nada. El contador ve lo que daría cada criterio, decide y registra a mano.

Encima de la grilla aparece el total a prorratear en el mes y el saldo de cada cuenta. El saldo es el débito menos el crédito de las partidas del mes, sin los asientos pendientes. La grilla trae una línea por campaña y cultivo y los tres criterios lado a lado:

Para cada criterio la grilla muestra la base, el porcentaje y el valor que le correspondería a la campaña y cultivo. Cada columna tiene filtro en el encabezado.

Para registrar, elija el Criterio para registrar y haga clic en Registrar a mano con este criterio. Se abre el Asiento manual ya completado, con Costo del cultivo marcado: un débito en el cultivo en formación de cada campaña y cultivo (la cuenta del cultivo o la de la operación de cosecha) y un crédito en cada cuenta de costo indirecto, por el saldo. El contador revisa, cambia lo que quiera y graba. Grabado, el saldo de las cuentas queda en cero y el informe pasa a mostrar cero a prorratear.

🧮 Apuración de impuestos

La pestaña Apuración de impuestos calcula, en el mes, el ICMS, el PIS, la COFINS y el Funrural de cada emisor: cada CPF o CNPJ que emite facturas en el establecimiento. Cada uno se apura por su régimen tributario, informado en el Ambiente contable, pestaña Impuestos. Un emisor sin régimen queda fuera, y la apuración avisa si tuvo factura de salida en el mes.

1. Genere el mes en la pestaña Asientos contables.
2. En la pestaña Apuración de impuestos, elija el Mes y haga clic en Apurar el mes.
3. La grilla trae una línea por emisor e impuesto: base, débitos, créditos, compensado, ajuste, a pagar y lo retenido por el comprador. Haga clic en una línea para ver la Memoria de cálculo, que dice de cuántas facturas vino cada valor.
4. Si necesita corregir, escriba el Ajuste (positivo aumenta el impuesto, negativo lo disminuye), la Nota y haga clic en Guardar ajuste.

• Los valores del impuesto vienen de las propias facturas, que ya traen el CST y la alícuota de cada ítem.
• A pagar = débitos + ajuste − compensado. El crédito descuenta el impuesto hasta llegar a cero, y lo que sobra pasa al mes siguiente.
• Apurar el mes de nuevo rehace los números a partir de las facturas y mantiene el ajuste y la nota de cada línea.
• La apuración genera su asiento (tipo Apuración de impuestos), con las cuentas de la pestaña Impuestos del Ambiente contable: el impuesto sobre las ventas contra el impuesto a pagar y, cuando hay crédito, el impuesto a pagar contra el impuesto a recuperar. Un impuesto sin cuenta configurada queda pendiente, con el motivo.
• Simples Nacional no se apura aquí: el impuesto es el del DAS.
• Pague la guía por el financiero, con una cuenta gerencial que apunte a la cuenta del impuesto a pagar. Así el gasto no entra dos veces.

🔒 Cierre del mes

La pestaña Cierre cierra la contabilidad hasta el fin de un mes. Un mes cerrado no se vuelve a generar ni acepta asiento manual. Es lo que hace el contador después de entregar el mes.

1. Elija el mes en Cerrar hasta el mes. Escriba la nota, si quiere, y haga clic en Cerrar.
2. La ventana muestra antes lo que impide el cierre:
   • asiento pendiente hasta ese mes;
   • establecimiento con pago, cobro o título en el período y el financiero sin cierre hasta la misma fecha. La contabilidad solo cierra lo que el financiero ya cerró.
3. La ventana también muestra lo que requiere atención, sin impedir: mes sin ningún asiento, impuestos no apurados.
4. Sin impedimento, elija qué ocurre con un registro con fecha en el período cerrado:
   • Bloquear 100% (el estándar): el portal no permite grabar, modificar, eliminar ni finalizar factura, movimiento de stock (la baja de la OS es uno), carga de combustible o requisición con fecha en el período cerrado. Quien lo intente recibe el aviso de usar una fecha posterior al cierre o pedírselo al contador.
   • Permitir: graba normalmente, y el asiento cae en el mes siguiente como extemporáneo.
5. Confirme. La grilla guarda cada cierre: hasta cuándo, quién cerró, cuándo y si permite registro retroactivo.

La elección se puede cambiar después, en el botón Permitir registro retroactivo o Bloquear 100%, justo debajo de la situación del cierre.

Registrado en mes cerrado

Lo que llega de la aplicación (baja de OS o carga de combustible registradas sin conexión) o de una integración no puede ser rechazado después de que el celular sincroniza, así que entra aun con el mes bloqueado. Para que no quede olvidado, haga clic en Verificar, al final de la pestaña Cierre: la grilla lista todo lo que tiene fecha en el período cerrado y aún no está en la contabilidad, con el asiento que se haría. La verificación de un nuevo cierre también avisa.

• Con el retroactivo permitido, la lista es lo que espera al mes siguiente: genere ese mes de nuevo.
• Con el mes bloqueado, decida: permita el retroactivo y genere el mes siguiente, o reabra el mes.

Reabrir el último cierre vuelve al cierre anterior y libera ese período. Pide permiso de eliminación, y la grilla muestra quién reabrió.

Asiento extemporáneo

Vale cuando el contador permitió el registro retroactivo. El establecimiento sigue trabajando después de que el mes fue cerrado. Una baja de OS olvidada, una factura registrada con atraso o una factura cancelada pueden tener fecha en el período cerrado. Nada de eso reabre el mes. Al generar el mes siguiente al cierre, el sistema compara cada hecho de los meses cerrados con lo que se registró para él y registra la diferencia en el primer día de ese mes:

• "Extemporáneo de 15/09/2026: NF 1234 - …" para lo que entró o cambió después;
• "Reversión extemporánea de …" para lo que dejó de existir.

Los meses cerrados quedan como se entregaron. La comparación vale para los últimos doce meses cerrados que fueron generados. Un asiento ajustado o manual no se toca.

La cosecha también se ajusta. El costo que llegó al cultivo después del cierre, con fecha dentro de él, va al stock de la producción en el mes siguiente al cierre. El costo dado de baja en las ventas siguientes ya lo incluye.

¿Prefiere que el costo atrasado de la baja de OS vaya al gasto, y no al cultivo? Elija la cuenta en Costo que llega con fecha en mes cerrado, en el Ambiente contable, pestaña Cultivo y producción.

📊 Informes contables

La pantalla tiene cuatro pestañas: Asientos contables, con el mes y las grillas descritas arriba, Apuración de impuestos, Cierre e Informes, con una tarjeta por informe de la contabilidad. Haga clic en la tarjeta para abrir el informe y elegir los filtros. La misma pestaña está en el Ambiente contable, y los informes también están en el menú Informes, en el área Contabilidad (código CTB). Solo aparecen los informes habilitados para su usuario.

Qué entra en los informes

• Entran los asientos generados, ajustados y manuales. Los pendientes quedan fuera de los libros, del balance de comprobación y de los estados, y aparecen solo en Pendientes contables. Por eso, resuelva los pendientes del mes antes de sacar el balance de comprobación.
• Sin establecimiento en el filtro, entran todos los establecimientos de la empresa.
• En el Diario, el Mayor y el Balance de comprobación, el saldo sale positivo, con D (deudor) o C (acreedor) al lado.
• El DRE y el Balance siguen el formato de estado financiero, sin D ni C: en el DRE, el ingreso es positivo, y el costo, el gasto y la pérdida salen entre paréntesis; en el Balance, el saldo del lado contrario (depreciación acumulada, pérdida) sale entre paréntesis.
• El Balance trae las cuentas de los grupos 1 (activo) y 2 (pasivo y patrimonio neto) del plan; el DRE, las de los demás grupos.
• Como el ejercicio aún no se cierra en el sistema, el Balance muestra el Resultado del período dentro del patrimonio neto: es el resultado acumulado hasta la fecha, y es el que hace que el activo cuadre con el pasivo más el patrimonio neto.
• El saldo anterior del Mayor y del Balance de comprobación es todo lo que se registró antes de la fecha inicial. Aún no hay saldo de apertura: en una empresa que empezó la contabilidad a mitad de año, las cuentas de stock y de banco pueden aparecer con un saldo que no coincide con la realidad.

🚧 Lo que aún no existe

Aún están en desarrollo, sin fecha definida: el ajuste de un asiento generado (cambiar cuenta o valor), la reversión de un asiento elegido, los saldos de apertura, la exportación al sistema del contador, la apuración de IBS y CBS, del ICMS-ST y la trimestral del lucro presunto y del lucro real (IRPJ y CSLL), el prorrateo automático de los costos indirectos (hoy es el informe y el asiento manual) y la apropiación mensual de gastos anticipados, como seguro y arrendamiento pagado por adelantado (el contador lo registra a mano). Tampoco hay generación programada: el mes se genera con el botón.

❓ Preguntas frecuentes