📘 Pantalla: Cuentas en los registros
Cuentas en los registros es donde la empresa asigna la cuenta contable a los registros que necesitan cuenta propia: la clase de producto con stock separado, el proveedor con una cuenta solo suya, la cuenta bancaria, la cuenta gerencial que se convierte en gasto para el contador. Una grilla por registro, para completar muchos de una vez.
Es el tercer paso de la configuración, y sirve para las excepciones. La regla general está en las líneas del Ambiente contable; cuando un registro tiene cuenta aquí, esta vale antes que la cuenta de la línea. Un registro en blanco sigue la cuenta de la línea.
📍 Ubicación en el sistema
Menú: Contabilidad > Cuentas en los registros
Es el tercer ítem del menú Contabilidad. Sin un plan contable importado, la pantalla muestra solo un botón, "La empresa aún no tiene plan contable: importe primero el plan del contador", que lleva al Plan contable. Visión general en la Guía rápida - Contabilidad.
🧩 Función principal
Ver, en un solo lugar, qué registros tienen cuenta contable y cuáles no, y aplicar la misma cuenta a varios de una vez. El mismo campo existe en la pestaña Contabilidad de cada registro (Clase de producto, Producto y servicio, Entidad, Cultivo, Cuenta bancaria, Cuenta gerencial y Flota), para quien prefiere ajustar uno por uno; esta pantalla es para el trabajo en lote.
🗂 Las pestañas
| Pestaña | Columnas de cuenta | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Clases | Stock · Consumo · Ingreso por venta · Costo del producto vendido | Compra para stock y baja de la O.S. (stock); compra para consumo; venta de producto de la clase; costo de lo vendido. Vale para todos los productos de la clase. |
| Productos | Las mismas cuatro | Solo si el producto es diferente de la clase. En blanco, vale la cuenta de la clase de producto. |
| Proveedores y clientes | Como proveedor · Como cliente | Solo si la entidad tiene cuenta propia. En blanco, vale la cuenta estándar de proveedores o de clientes de la operación. |
| Cultivos | Cultivo en formación · Stock de grano · Ingreso por venta · Costo del producto vendido | Solo para quien separa la contabilidad por cultivo: la baja de la O.S. de soja debita el cultivo de soja, la de maíz el de maíz. En blanco, vale la cuenta estándar de la operación. |
| Cuentas bancarias | Cuenta contable | La cuenta del banco en el plan contable, usada en el pago y en el cobro. Una por cuenta bancaria. |
| Cuentas gerenciales | Cuenta contable | Usada en las cuentas sueltas por pagar y por cobrar (energía, alquiler, tarifa…). Varias cuentas gerenciales pueden ir a la misma cuenta contable, y la cuenta gerencial sin cuenta usa la de la cuenta gerencial de nivel superior. |
| Equipos | Inmovilizado · Gasto de depreciación · Depreciación acumulada | Por máquina o mejora (flota). En blanco, vale la cuenta estándar de la operación de compra de inmovilizado (o, en la depreciación, la de la pestaña Configuración de la pantalla Depreciación). Son las mismas cuentas que la pantalla Depreciación muestra para cada bien. |
Cada grilla muestra también lo que identifica el registro: Código y Nombre/Descripción en todas, y además la Clase en los productos, el CNPJ/CPF y el Tipo (Proveedor, Cliente o Proveedor y cliente) en las entidades, el Banco y la Agencia en las cuentas bancarias, la Clasificación en las cuentas gerenciales y la Placa en los equipos.
✍️ Cómo completar en lote
- Abra la pestaña del registro.
- Use los filtros del encabezado de cada columna para encontrar las líneas, o marque Solo sin cuenta para ver solo las líneas con alguna columna en blanco.
- Marque las líneas en la grilla. El resumen encima de ella muestra, por ejemplo, "12 de 87 líneas en la grilla, 5 seleccionadas".
- En Columna, elija qué cuenta completar (Stock, Consumo…). En las pestañas de una sola cuenta, este campo no aparece.
- En Cuenta, elija la cuenta del plan y haga clic en Aplicar a las seleccionadas.
Quitar de las seleccionadas borra la cuenta de esa columna en las líneas marcadas, y vuelven a usar la cuenta de la línea de la operación. Con una sola línea marcada, el campo Cuenta muestra la cuenta que ya tiene.
Una cuenta que fue desactivada en el plan, o que se volvió sintética, aparece en la grilla como (cuenta inactiva o sintética): cámbiela.
- Las excepciones de la empresa quedan visibles en una pantalla, sin abrir registro por registro.
- Decenas de clases o de cuentas gerenciales reciben cuenta en pocos clics.
- El filtro Solo sin cuenta muestra lo que falta antes de generar el mes.
❓ Preguntas frecuentes
¿Tengo que asignar cuenta contable a todos los productos?
No. El producto en blanco usa la cuenta de la clase, y la clase en blanco usa la cuenta de la línea de la operación en el Ambiente contable. Complete solo lo que sea diferente del estándar.
¿Cómo separo el stock de defensivos del de fertilizantes en la contabilidad?
En Contabilidad > Cuentas en los registros, pestaña Clases, asigne a cada clase de producto su cuenta en la columna Stock. La compra y la baja de la orden de servicio pasan a usar la cuenta de la clase.
¿Qué diferencia hay entre esta pantalla y la pestaña Contabilidad de los registros?
Ninguna en el resultado: las dos graban el mismo campo. La pestaña Contabilidad ajusta un registro a la vez; Cuentas en los registros muestra todos en una grilla y aplica la cuenta a varios de una vez.
¿El proveedor necesita tener cuenta contable propia?
Solo si el contador controla ese proveedor en una cuenta separada. Sin cuenta propia, el proveedor usa la cuenta de Proveedores escrita en la operación.